辦展展覽活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理執(zhí)行系統(tǒng)
日期：2016-03-10 09:42:01 / 人氣：
內(nèi)容簡(jiǎn)介
會(huì)展業(yè)作為新興服務(wù)業(yè)，是2l世紀(jì)的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)，有著巨大的發(fā)展?jié)摿Α６己玫臅?huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)又恰恰是一個(gè)展會(huì)能夠成功的重要所在。在展會(huì)中，不論是參展商還是主辦者、觀眾等等，都離不開(kāi)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。它不僅可以在當(dāng)時(shí)促使展會(huì)取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會(huì)的影響力和品牌效應(yīng)，讓更多的參展商，客戶(hù)，觀眾了解并參加展會(huì)，從而使展會(huì)取得更大的成功。
會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理，具體體現(xiàn)在對(duì)參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。它是展覽計(jì)劃的具體落實(shí)，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會(huì)展組織活動(dòng)組織者的重視。然而會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)，突發(fā)事件必將會(huì)釀成大的問(wèn)題。所以要求現(xiàn)場(chǎng)管理的指揮協(xié)調(diào)成員對(duì)展會(huì)相關(guān)事宜全盤(pán)了解，并能及時(shí)、果斷做出英明決策。本文將結(jié)合我國(guó)目前大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)型事件的處理現(xiàn)狀，將會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理分為：展覽活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)、會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)、節(jié)慶活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)；本文將主要對(duì)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理中的接待系統(tǒng)、會(huì)務(wù)系統(tǒng)的具體定義以及工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。
引言
眾所周知，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的成功將提高專(zhuān)業(yè)觀眾和參展商對(duì)本展會(huì)的滿(mǎn)意度，以及提升展會(huì)的知名度和美譽(yù)度。而常久以來(lái)，大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理一直是全球會(huì)展活動(dòng)組織者頭疼的問(wèn)題。前期經(jīng)過(guò)了大量的準(zhǔn)備工作，還是難免在現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生各類(lèi)突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開(kāi)始意識(shí)到，會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)是否能順利進(jìn)行，與前期的組織設(shè)計(jì)、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配、等有很大關(guān)系。現(xiàn)場(chǎng)管理不到位，直接影響了會(huì)展活動(dòng)的成敗。
會(huì)展活動(dòng)通常都是短時(shí)間匯集大量的人群、物品等，短時(shí)間會(huì)出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)。如果能通過(guò)一種科學(xué)的方法，使這些交叉任務(wù)能有效的分配與合理的控制，是大家共同關(guān)注的問(wèn)題。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年我國(guó)產(chǎn)生的各類(lèi)型展覽會(huì)約5600個(gè)，而各類(lèi)型的會(huì)議活動(dòng)有40萬(wàn)之多，節(jié)慶活動(dòng)2000多個(gè)，但一直沒(méi)有適合大型活動(dòng)管理的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行系統(tǒng)知識(shí)出現(xiàn)。造成了眾多大型會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理不到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。
“SWOT分析法”與“5S管理理念”
大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理是指組織者在某一具體時(shí)間、特定場(chǎng)所對(duì)參與會(huì)展活動(dòng)事件的群體、物品、資金、信息等多項(xiàng)交叉任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱(chēng)。“現(xiàn)場(chǎng)管理”一直以來(lái)在國(guó)際上也沒(méi)有完善的定論，這是因?yàn)椴煌瑫r(shí)期、不同性質(zhì)、不同主體的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理均有差異。目前國(guó)際上部分大型活動(dòng)組織在現(xiàn)場(chǎng)管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合大型活動(dòng)實(shí)際情況進(jìn)行了創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的快速發(fā)展，歐盟組織早期引入的知識(shí)已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代會(huì)展業(yè)發(fā)展的需求。
第一種:SWOT分析法
SWOT分析發(fā)又稱(chēng)為態(tài)勢(shì)分析法，它是由美國(guó)舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀(jì)80年代初提出來(lái)的。
我們常用來(lái)作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法，即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條件進(jìn)行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)及核心競(jìng)爭(zhēng)力之所在。其中，S代表strength(優(yōu)勢(shì))，W代表weakness(弱勢(shì))，O代表opportunity(機(jī)會(huì))，T代表threat(威脅)，其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。按照企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個(gè)企業(yè)“能夠做的”（即組織的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)）和“可能做的”（即環(huán)境的機(jī)會(huì)和威脅）之間的有機(jī)組合。
第二種:5S管理
5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開(kāi)展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動(dòng)，為其他管理活動(dòng)奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷(xiāo)全球的成功之處。
整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語(yǔ)在外來(lái)詞匯羅馬文拼寫(xiě)時(shí)，它們的第一個(gè)字母都為S，所以日本人又稱(chēng)之為5S，近年來(lái)，隨著人們對(duì)這一活動(dòng)的不斷深入認(rèn)識(shí)，有人又添加了“堅(jiān)持、習(xí)慣”等兩項(xiàng)內(nèi)容，分別稱(chēng)為6S或7S活動(dòng)。
a)整理（SEIRI） ：工作現(xiàn)場(chǎng)，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；
目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個(gè)清晰的工作場(chǎng)所
b)整頓（SEITON） ：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；
目的：定置存放，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)方便取用
c)清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場(chǎng)無(wú)垃圾，無(wú)污穢狀態(tài)；
目的： 1) 保持工作環(huán)境的整潔干凈；2) 保持整理、整頓成果； 3) 穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4) 防止環(huán)境污染。
d)清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺(jué)得整潔、衛(wèi)生；
目的：1) 養(yǎng)成持久有效的清潔習(xí)慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果
e)素養(yǎng)（SHITSUDE） ：通過(guò)進(jìn)行上述4S的活動(dòng)，讓每個(gè)員工都自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。
目的： 1) 養(yǎng)成良好習(xí)慣；加強(qiáng)審美觀的培訓(xùn)；遵守廠紀(jì)廠規(guī)；提高個(gè)人素養(yǎng)；培訓(xùn)良好興趣、愛(ài)好。2) 塑造守紀(jì)律的工作場(chǎng)所；3) 營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神。 注重集體的力量、智慧。
會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理系統(tǒng)
本文作者通過(guò)多年的實(shí)踐工作總結(jié)，結(jié)合我國(guó)目前大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)型事件的處理現(xiàn)狀，研究出了“會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理七系統(tǒng)”，并根據(jù)活動(dòng)主題分為：以展覽為主的展會(huì)活動(dòng)管理系統(tǒng)；以會(huì)議為主的會(huì)展活動(dòng)管理系統(tǒng)；以節(jié)慶活動(dòng)為主的節(jié)事活動(dòng)管理系統(tǒng)；本文主要對(duì)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理中的接待系統(tǒng)、會(huì)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)闡述。
一、 展覽現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理系統(tǒng)
⒈ 接待管理系統(tǒng)
接待管理系統(tǒng)是現(xiàn)場(chǎng)管理的第一任務(wù)，接待工作安排科學(xué)才能保證會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)疏導(dǎo)與管理工作的順利展開(kāi)。在有條件的展覽場(chǎng)所可以通過(guò)科學(xué)技術(shù)產(chǎn)品與現(xiàn)代通訊設(shè)備提高接待質(zhì)量與效率，在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者，以人力接待疏導(dǎo)為主。
展覽接待任務(wù)如下：
● 識(shí)別來(lái)者身份。例如：參展商、專(zhuān)業(yè)觀眾、非專(zhuān)業(yè)觀眾、開(kāi)幕嘉賓、參觀嘉賓、媒體記者、展位促銷(xiāo)服務(wù)人員、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員等。（到會(huì)人員識(shí)別方法有：證件識(shí)別法、標(biāo)識(shí)識(shí)別法、問(wèn)詢(xún)識(shí)別法）
● 制定人員流動(dòng)疏導(dǎo)方案
● 協(xié)助辦理相關(guān)證件
● 協(xié)助隨身物品托管或寄存
● 疏導(dǎo)到會(huì)車(chē)輛
● 介紹展會(huì)活動(dòng)的基本情況
● 協(xié)助填寫(xiě)參觀注冊(cè)信息
● 講解展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)注意事項(xiàng)
● 告知開(kāi)館、閉館時(shí)間
● 接待現(xiàn)場(chǎng)咨詢(xún)?nèi)藛T
● 協(xié)助辦理相關(guān)商務(wù)手續(xù)
● 其他接待相關(guān)事務(wù)
⒉ 商務(wù)管理系統(tǒng)
商務(wù)管理系統(tǒng)分為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、手續(xù)補(bǔ)辦系統(tǒng)、商務(wù)租賃系統(tǒng)、證件補(bǔ)辦系統(tǒng)。商務(wù)管理系統(tǒng)的工作量由展會(huì)前期工作量決定，如開(kāi)展前大量工作已完成，現(xiàn)場(chǎng)工作量相對(duì)較小，如大量工作任務(wù)前期沒(méi)有完成，就會(huì)造成現(xiàn)場(chǎng)商務(wù)管理任務(wù)繁重。
商務(wù)管理系統(tǒng)具體任務(wù)如下：
● 驗(yàn)證手續(xù)、辦理交費(fèi)、出據(jù)發(fā)票
● 收取相關(guān)商務(wù)租賃費(fèi)用
● 收取臨時(shí)入場(chǎng)購(gòu)票費(fèi)用
● 辦理會(huì)刊資料領(lǐng)取手續(xù)
● 驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)采購(gòu)物資
● 審核發(fā)放現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)支出
● 提供打印、傳真等現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)
● 編輯管理相關(guān)協(xié)議文本
● 填寫(xiě)各方制定的臨時(shí)需求表格
● 其他商務(wù)相關(guān)事務(wù)
⒊ 后勤保障系統(tǒng)
后勤保障系統(tǒng)是現(xiàn)場(chǎng)主要物資管理與供應(yīng)中心。如：運(yùn)輸設(shè)備、倉(cāng)儲(chǔ)、餐飲、車(chē)輛調(diào)用與配發(fā)工作，后勤管理實(shí)際是一系列后勤活動(dòng)管理的統(tǒng)稱(chēng)。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進(jìn)行，所以后勤與后勤管理不過(guò)是一個(gè)事物的兩個(gè)方面。
后勤保障的具體任務(wù)如下：
● 現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)餐飲服務(wù)商管理與調(diào)度
● 現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)運(yùn)輸設(shè)備管理與調(diào)度
● 現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)移動(dòng)展具、模型的臨時(shí)管理與調(diào)度
● 現(xiàn)場(chǎng)可移動(dòng)廣告載體管理與回收
● 現(xiàn)場(chǎng)展示租賃設(shè)備管理與回收
● 現(xiàn)場(chǎng)綠植管理與回收
● 現(xiàn)場(chǎng)非展區(qū)裝飾材料管理與回收
● 現(xiàn)場(chǎng)成型宣傳材料管理
● 現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像設(shè)備管理與協(xié)調(diào)
● 現(xiàn)場(chǎng)各種開(kāi)幕、閉幕物品的管理與回收
● 現(xiàn)場(chǎng)各種工作證件與服裝等相關(guān)物品領(lǐng)用
● 現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)人員的管理與疏導(dǎo)
● 現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)信息的處理、反饋與收集
● 現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)組織關(guān)系的協(xié)調(diào)與分配
⒋ 展區(qū)展務(wù)管理系統(tǒng)
展區(qū)展務(wù)管理又稱(chēng)為：現(xiàn)場(chǎng)參展商服務(wù)。指會(huì)展組織者在展示場(chǎng)所為參展者提供的服務(wù)與協(xié)調(diào)展出事務(wù)的總稱(chēng)。
現(xiàn)場(chǎng)參展商服務(wù)的內(nèi)容主要有：
● 展區(qū)測(cè)量與展品檢查
● 更換與調(diào)整展位
● 展位促銷(xiāo)管理
● 展位噪音管理
● 展位水、電、氣、餐飲協(xié)調(diào)
● 展品知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)協(xié)助
● 展位施工與設(shè)備安裝協(xié)調(diào)
● 展位門(mén)楣檢查核實(shí)
● 展商代表與展出品核實(shí)
● 展區(qū)廣告內(nèi)容核實(shí)
● 展區(qū)參觀人員疏導(dǎo)
● 展區(qū)證件補(bǔ)辦協(xié)助
● 展區(qū)桌、椅、垃圾筒協(xié)調(diào)
● 重要領(lǐng)導(dǎo)參觀路線設(shè)置
● 展區(qū)展位拆卸協(xié)調(diào)
● 展區(qū)安全防范
● 其他展區(qū)相關(guān)服務(wù)
⒌ 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度系統(tǒng)
現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度系統(tǒng)也被稱(chēng)為：現(xiàn)場(chǎng)指揮中心指會(huì)展活動(dòng)召開(kāi)時(shí)，會(huì)展組織管理者通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運(yùn)行?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)度中心是現(xiàn)場(chǎng)最高指揮中心，通常各類(lèi)指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)度系統(tǒng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)常由會(huì)展組織最高管理者、會(huì)展活動(dòng)策劃師、會(huì)展場(chǎng)館負(fù)責(zé)人、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)秘書(shū)組等相關(guān)組成。
現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度的主要職責(zé)：
● 協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派
● 控制會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)行程序
● 調(diào)配現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)管理人員與服務(wù)人員
● 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)各類(lèi)突發(fā)事件做出處理決定
● 重要工作內(nèi)容通知下達(dá)
● 接待各系統(tǒng)的咨詢(xún)意見(jiàn)并做出反饋
● 組織重要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參觀
● 處理其他系統(tǒng)不能決策的事物
● 檢查各系統(tǒng)實(shí)際工作情況
● 公布會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)重大變化情況
⒍ 工程與設(shè)備系統(tǒng)
工程與設(shè)備系統(tǒng)是會(huì)展活動(dòng)主要建筑建設(shè)的核心系統(tǒng)。通常工程系統(tǒng)在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理階段后，任務(wù)較繁重，也是事故隱患最多的一個(gè)系統(tǒng)。工程與設(shè)備系統(tǒng)包括了會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)所有的大型施工工程管理與設(shè)備使用安裝過(guò)程管理。
工程設(shè)備系統(tǒng)的工作范圍：
● 標(biāo)準(zhǔn)展位運(yùn)輸、安裝、檢修、拆卸管理
● 展場(chǎng)水、電等申請(qǐng)、輸送、安裝管理
● 特裝展位施工管理
● 大型展品物流與安裝管理
● 展位移動(dòng)、撤除、檢修、管理
● 大型表演使用設(shè)備的安裝、檢修、拆卸管理
● 工程運(yùn)輸設(shè)備使用管理
● 協(xié)調(diào)場(chǎng)館方、施工方業(yè)務(wù)關(guān)系
● 協(xié)助辦理工程人員證件
● 檢查會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)使用材料
● 人員管理設(shè)備與現(xiàn)場(chǎng)大型廣告載體的安裝與管理
● 背板、開(kāi)幕臺(tái)、剪彩臺(tái)的安裝與檢修
● 展場(chǎng)通風(fēng)、通氣設(shè)備檢修、安裝管理
⒎ 現(xiàn)場(chǎng)防護(hù)系統(tǒng)
現(xiàn)場(chǎng)防護(hù)系統(tǒng)包括了多個(gè)子系統(tǒng)，現(xiàn)場(chǎng)防護(hù)是大型會(huì)展活動(dòng)的重要監(jiān)控與突發(fā)事件處理系統(tǒng)。具體有：社會(huì)安全系統(tǒng)、現(xiàn)場(chǎng)治安系統(tǒng)、醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)、突發(fā)事件應(yīng)急系統(tǒng)、日常監(jiān)控系統(tǒng)、法律咨詢(xún)系統(tǒng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)系統(tǒng)等。
現(xiàn)場(chǎng)防護(hù)系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：
● 維護(hù)展期社會(huì)安全，防止各類(lèi)事件發(fā)生
● 維護(hù)展示區(qū)域治安
● 排查消防設(shè)備設(shè)施
● 協(xié)助核對(duì)進(jìn)入展區(qū)人員身份
● 失物報(bào)檢、領(lǐng)取管理
● 人身健康與財(cái)產(chǎn)安全保護(hù)
● 呼叫對(duì)講系統(tǒng)建設(shè)
● 現(xiàn)場(chǎng)糾紛處理
● 現(xiàn)場(chǎng)醫(yī)療救助及處理
● 知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)調(diào)查取證及立案
● 展區(qū)監(jiān)控設(shè)備安裝與檢修
● 夜間巡邏與公共危害防止
二、 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理系統(tǒng)
⒈ 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)接待系統(tǒng)
會(huì)議接待管理系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)決定。不同性質(zhì)的會(huì)議對(duì)會(huì)議接待工作的設(shè)定各有偏重。
具體工作內(nèi)容有：
● 根據(jù)機(jī)票、車(chē)票、參會(huì)名單、嘉賓的邀請(qǐng)統(tǒng)計(jì)情況，確定接待方案與人員分工
● 提前對(duì)進(jìn)出車(chē)輛、周邊交通要道、場(chǎng)入進(jìn)出口進(jìn)行布置設(shè)計(jì)。
● 從機(jī)場(chǎng)，車(chē)站的接待工作開(kāi)始，到進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的接待管理工作，然后到餐飲、酒店住宿、休閑的統(tǒng)一布置。分時(shí)段，分地點(diǎn)，責(zé)任到人。隨時(shí)檢查酒店、會(huì)議室相關(guān)的歡迎幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等是否出現(xiàn)問(wèn)題。
● 通常正式會(huì)議，需安排治安管理人員，對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)及周邊區(qū)域的車(chē)輛、人員、設(shè)備等進(jìn)行監(jiān)控。要做到人不離崗。
● 簽到人員較少時(shí)，可以采用流水作業(yè)；簽到人員較多時(shí)，可以安排團(tuán)體隊(duì)伍進(jìn)行領(lǐng)隊(duì)核實(shí)，集體簽到。如人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在至少安排四到五個(gè)接待位置，將嘉賓、媒體、普通參會(huì)者，分開(kāi)接待。
● 嘉賓簽到使用的筆、紙等要選擇質(zhì)量合理品?，F(xiàn)場(chǎng)簽的字、賀詞、簽約書(shū)等應(yīng)由專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)妥善保管。
● 出席人員就座排列方式中西方各有不同，應(yīng)提前咨詢(xún)排列方式。
● 發(fā)言過(guò)程中，準(zhǔn)備好應(yīng)急稿與應(yīng)急演講設(shè)備。（例如：話筒、投影設(shè)備、照明設(shè)備）
● 準(zhǔn)備充足的會(huì)議用品，會(huì)議正式開(kāi)始前，提醒參會(huì)者將手機(jī)轉(zhuǎn)為靜音狀態(tài)
● 會(huì)議開(kāi)始后，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)錄音、拍照、攝像等工作。大型會(huì)議應(yīng)提前安排同傳人員，并對(duì)同傳內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)。
● 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)接待方面更多的內(nèi)容，可以參考會(huì)展實(shí)務(wù)操作一書(shū)。
⒉ 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)
財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)主要以處理相關(guān)的財(cái)務(wù)往來(lái)關(guān)系為主。通常會(huì)議財(cái)務(wù)手續(xù)辦理有兩種：一種是提前辦理、一種是現(xiàn)場(chǎng)辦理。
提前辦理是指會(huì)議正式召開(kāi)之前，相關(guān)參會(huì)代表已辦理了相關(guān)手續(xù)，會(huì)議組織者在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)參會(huì)人身份進(jìn)行核實(shí)即可；現(xiàn)場(chǎng)辦理是指參會(huì)代表直接在現(xiàn)場(chǎng)辦理相關(guān)注冊(cè)交費(fèi)手續(xù)，通常用于商業(yè)型會(huì)議。會(huì)議財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的工作有：辦理注冊(cè)手續(xù)、辦理食宿手續(xù)、辦理資料購(gòu)買(mǎi)手續(xù)、辦理廣告處理手續(xù)、核實(shí)參會(huì)人資料、處理其他財(cái)務(wù)往來(lái)帳目等。
核實(shí)參會(huì)人資料也是接待系統(tǒng)的工作任務(wù)之一，為了防止參會(huì)人身份錯(cuò)誤，通常接待系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)均是進(jìn)行參會(huì)代表身份審核。
⒊ 會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)
會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)：主要任務(wù)是完成會(huì)議期間相關(guān)物品配備與會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)工作。
會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)主要工作任務(wù)有：
● 邀請(qǐng)(請(qǐng)柬、印刷、郵發(fā))
● 簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)準(zhǔn)備
● 儀式、講話(講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備)準(zhǔn)備
● 剪彩(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤(pán)、持彩托盤(pán)人、引導(dǎo))準(zhǔn)備
● 協(xié)助參觀(路線、引導(dǎo)、解說(shuō))工作
● 備餐(人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、酒水、飯菜內(nèi)容)
● 資料(會(huì)議介紹、講話稿、貴賓名單)發(fā)放
● 禮品準(zhǔn)備與發(fā)放
● 住宿（住宿房間預(yù)定、分配、退定）
● 旅游（景點(diǎn)考察、線路設(shè)計(jì)、購(gòu)物指南、導(dǎo)游安排）
● 座位（座位安排、桌面物品擺放、嘉賓席位設(shè)計(jì)、休息區(qū)設(shè)計(jì)）
● 交通（車(chē)輛安排、疏導(dǎo)、調(diào)用）
⒋ 會(huì)場(chǎng)布置與工程設(shè)備系統(tǒng)
會(huì)場(chǎng)布置與工程設(shè)備系統(tǒng)通常在中小型會(huì)議上，兩者沒(méi)有明顯的系統(tǒng)分區(qū)。政府型會(huì)議通常對(duì)兩種系統(tǒng)不在細(xì)分，而商業(yè)型會(huì)議則分工較明確。
主要工作任務(wù)：
● 標(biāo)識(shí)、水牌、簽到臺(tái)布置
● 演講、翻譯、同傳、播放、投影設(shè)備布置
● 會(huì)議形象文化品制作、打包
● 會(huì)場(chǎng)背景墻、背景音樂(lè)、燈光安裝布置
● 大型舞臺(tái)設(shè)計(jì)找尋
● 視頻、音頻設(shè)備安裝調(diào)試
● 會(huì)議區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)搭建
5．門(mén)禁管理系統(tǒng)
門(mén)禁識(shí)別系統(tǒng)又稱(chēng)出入口識(shí)別控制系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可實(shí)時(shí)控制又可脫機(jī)使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出口監(jiān)控和報(bào)警管理的安全系統(tǒng)。授權(quán)的用戶(hù)每人持有一張唯一身份認(rèn)證的磁卡，持卡人將根據(jù)所獲得的授權(quán)進(jìn)入指定區(qū)域。系統(tǒng)通過(guò)對(duì)特定的管理區(qū)域設(shè)防（報(bào)警狀態(tài)）實(shí)現(xiàn)報(bào)警與持卡人信息采集功能。系統(tǒng)自動(dòng)讀卡時(shí)間、開(kāi)門(mén)信息、持卡人、報(bào)警信息等資料，供查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)處理并生成各種報(bào)表。廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代化辦公大廈、銀行、展覽場(chǎng)館、機(jī)房、智能化小區(qū)等。
近幾年，我國(guó)部分大型會(huì)展活動(dòng)場(chǎng)館均安裝了門(mén)禁系統(tǒng)。以此來(lái)提高展覽場(chǎng)館的科技含量。熟悉使用門(mén)禁管理系統(tǒng)，是會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的重要內(nèi)容之一。
⒈ 統(tǒng)一的門(mén)禁系統(tǒng)，僅實(shí)現(xiàn)了控制、管理、輸入輸出確認(rèn)等功能，其處理速度也較慢。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，新型的會(huì)展門(mén)禁系統(tǒng)在原有功能上，新增了用戶(hù)信息存儲(chǔ)并提高了多點(diǎn)認(rèn)證的速度。
?、?效協(xié)助場(chǎng)館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場(chǎng)的統(tǒng)計(jì)、管理、控制與宣傳工作。由于參觀群體魚(yú)龍混雜，很難就參展效果做出準(zhǔn)確、有效的評(píng)估，而具體展位參觀群體的詳細(xì)數(shù)據(jù)，更是不得而之。寶卡門(mén)禁系統(tǒng)可以根據(jù)參展商需求來(lái)采集觀眾具體數(shù)據(jù)，及時(shí)作出現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。
?、?本地參觀者、異地參展商可以省去展品宣傳材料攜帶的不便，根據(jù)門(mén)禁系統(tǒng)詳細(xì)地記錄，進(jìn)行展品信息的傳送。避免現(xiàn)場(chǎng)宣傳品、宣傳資料的大量浪費(fèi)。
會(huì)展門(mén)禁管理是會(huì)展信息化的一部分內(nèi)容。至今為止，我國(guó)會(huì)展信息化的發(fā)展程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上發(fā)達(dá)國(guó)家，這是因?yàn)槲覈?guó)的基本環(huán)境薄弱與會(huì)展發(fā)展歷史決定的。并且，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)在條件具備的情況下，還應(yīng)注重提升個(gè)性化、人性化等順應(yīng)顧客特殊需求的服務(wù)，使之體現(xiàn)出“以人為本”的經(jīng)營(yíng)意識(shí)。
結(jié)論與展望
在某一具體時(shí)間、地點(diǎn)，聚集大量的人員、物資、財(cái)產(chǎn)、信息，這就是會(huì)展業(yè)的特殊性。而要使一個(gè)會(huì)展活動(dòng)順利召開(kāi)，前期必須經(jīng)過(guò)大量的準(zhǔn)備工作才行。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理更準(zhǔn)確的講應(yīng)該是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)與服務(wù)?，F(xiàn)場(chǎng)管理是考驗(yàn)會(huì)展組織者、會(huì)展承辦者、以及會(huì)展參與者的一個(gè)大考場(chǎng)。每個(gè)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)所產(chǎn)生的事態(tài)都會(huì)有所不同。這就要求要求從事會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理的指揮協(xié)調(diào)人員必須具備駕御突發(fā)事件的處理能力，這樣才能按計(jì)劃將展會(huì)順利完成。并且應(yīng)該在進(jìn)行展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的管理中需要切實(shí)做好以下幾點(diǎn)：
1、 提高觀眾登記效率和入場(chǎng)管理的科學(xué)性，維持秩序，減少擁擠和時(shí)間緊迫等原因造成意外事件發(fā)生可能性；
2、 加強(qiáng)參展商行為方面管理，相關(guān)管理人員應(yīng)在展前展中的與展商及時(shí)有效溝通，必要時(shí)組織者可以采用強(qiáng)制性措施，維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和合法權(quán)益，保證整個(gè)展覽會(huì)的順利進(jìn)行；
3、 及時(shí)做好展會(huì)中的保潔工作，為參展商和觀眾營(yíng)造一個(gè)良好潔凈的展會(huì)環(huán)境；
4、 強(qiáng)化展會(huì)場(chǎng)館外的交通運(yùn)輸管理，保證展館外交通暢通秩序井然；
5、 增強(qiáng)參展商的展位安全和防火防盜等基本安全意識(shí)，保持展會(huì)安全舉辦；
6、 增設(shè)參展商和觀眾咨詢(xún)投訴處理接待處，提供法律援助，服務(wù)參展商和觀眾，及時(shí)維護(hù)其合法權(quán)益侵。
7、 統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排展商的食宿問(wèn)題，與強(qiáng)勢(shì)媒體大力合作，充分發(fā)揮媒體的宣傳優(yōu)勢(shì)，準(zhǔn)確、統(tǒng)一發(fā)布展會(huì)的官方信息，為展商和觀眾及時(shí)提供便利展會(huì)信息。
此外，根據(jù)著名心理學(xué)家赫茨伯格的雙因素激勵(lì)理論，現(xiàn)場(chǎng)管理對(duì)展會(huì)舉辦有較大促進(jìn)作用。一方面，有利于展會(huì)安全、順利的舉行，提高展會(huì)的質(zhì)量和品質(zhì)，增強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)大型活動(dòng)的駕御能力、控制能力、操作能力，降低意外事件發(fā)生率，有利于穩(wěn)定展會(huì)環(huán)境和人心，營(yíng)造舒適的展會(huì)交易氣氛，促成貿(mào)易成交；另一方面，有利于提升展會(huì)的知名度和美譽(yù)度，提高展會(huì)影響力，促成品牌展會(huì)的形成，同時(shí)還有利于及時(shí)維護(hù)展商合法權(quán)益，吸引本屆參展商和專(zhuān)業(yè)觀眾對(duì)該展會(huì)繼續(xù)的參展和密切關(guān)注！
綜上所述，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理需要不斷通過(guò)對(duì)展會(huì)內(nèi)部改造和調(diào)整展會(huì)秩序等方法來(lái)改善展會(huì)環(huán)境，提高綜合性的服務(wù)水平，使會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)更加人性化；通過(guò)增強(qiáng)踏實(shí)務(wù)實(shí)態(tài)度，從而提高展會(huì)的服務(wù)性、可控性；通過(guò)增強(qiáng)穩(wěn)定展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的責(zé)任感，來(lái)提高展會(huì)的科學(xué)性、預(yù)見(jiàn)性。只有政府重視科學(xué)辦展、組展商轉(zhuǎn)化經(jīng)營(yíng)思路，強(qiáng)化會(huì)展服務(wù)功能。我們才可以在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地，現(xiàn)在的會(huì)展業(yè)，問(wèn)題多機(jī)會(huì)也多，我們只有把握住了，中國(guó)的會(huì)展業(yè)才會(huì)更好的向前發(fā)展，中國(guó)的會(huì)展業(yè)才會(huì)在競(jìng)爭(zhēng)中成長(zhǎng)。
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