展覽會(huì)實(shí)戰(zhàn)策略
日期：2016-04-28 15:17:37 / 人氣：
第一部分展覽會(huì)前的準(zhǔn)備工作
展覽策劃過(guò)程是一個(gè)綜合而又復(fù)雜的過(guò)程,并不是簡(jiǎn)單的等價(jià)交換。它是為賣(mài)家和買(mǎi)家提供一定的環(huán)境和場(chǎng)所，促使交易達(dá)成的過(guò)程。評(píng)價(jià)一場(chǎng)展覽會(huì)的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門(mén)的，因此我們?cè)诓邉澱褂[會(huì)的時(shí)候要充分考慮到各方面的因素。
一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門(mén)，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門(mén)，為展覽會(huì)的成功舉辦而鋪路
從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗(yàn)的組織者來(lái)說(shuō)，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會(huì)達(dá)到圓滿(mǎn)的目的。否則其中一環(huán)沒(méi)有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。
二、項(xiàng)目經(jīng)理制
目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會(huì)的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問(wèn)題的負(fù)責(zé)制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。
項(xiàng)目經(jīng)理策劃會(huì)議的前期工作
市場(chǎng)調(diào)研
市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于策劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì)的策劃特別重要。對(duì)于首屆展覽會(huì)的開(kāi)展具有以下缺陷：
1、沒(méi)有成功召開(kāi)的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。
2、沒(méi)有創(chuàng)造出品牌
3、沒(méi)有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒(méi)有穩(wěn)定的顧客群
4、不了解行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)
要求項(xiàng)目經(jīng)理
1、具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查能力和超前的市場(chǎng)知識(shí)，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)展界同行說(shuō)：“當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒(méi)有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開(kāi)辟路。占領(lǐng)別人沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個(gè)最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)周?chē)臀磥?lái)的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國(guó)第一屆零售業(yè)的展會(huì)成為我們的展會(huì)的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國(guó)發(fā)展趨勢(shì),而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會(huì)的延續(xù)性。
2、可行性分析報(bào)告。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會(huì)的召開(kāi)與否。再匯報(bào)給上級(jí)主管，最終根據(jù)報(bào)告制定整體展覽會(huì)方案，因此書(shū)寫(xiě)報(bào)告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會(huì)的召開(kāi)是根據(jù)會(huì)議可行性報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)整個(gè)行業(yè)的了解程度來(lái)決定的。
項(xiàng)目場(chǎng)地的確定、規(guī)模及時(shí)間
項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開(kāi)，必須充分考慮到展會(huì)的場(chǎng)地、規(guī)模及時(shí)間的確定根據(jù)國(guó)際慣例，一個(gè)成品版和規(guī)模的展會(huì)，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個(gè)過(guò)程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會(huì)規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)策劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國(guó)根據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識(shí)還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家（以國(guó)家際展覽會(huì)策劃為例）必須要充分考慮到國(guó)際展的要求：
⑴國(guó)外參展商必須要達(dá)到整體參展對(duì)象的20%
⑵展會(huì)召開(kāi)期間，邀請(qǐng)的國(guó)外參觀者要達(dá)到整個(gè)參觀人數(shù)的20%
在國(guó)內(nèi)很多研展會(huì)，號(hào)稱(chēng)國(guó)際但大多數(shù)達(dá)不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國(guó)際展會(huì)，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。
場(chǎng)館整體的因素：
1、硬環(huán)境的考慮：
Α、場(chǎng)館的交通是否便利；
Β、場(chǎng)館周?chē)木频?、娛?lè)設(shè)施是否齊全
C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的
①是否有貨運(yùn)電梯
②場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大
D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。
E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排
2、軟環(huán)境的考慮
①場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位
②場(chǎng)館的停車(chē)場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理
③場(chǎng)館的水電供應(yīng)情況
④場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作
⑤會(huì)議期間場(chǎng)館提供的相應(yīng)服務(wù)
租賃方式一般分兩種情況：
1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金，國(guó)際上專(zhuān)業(yè)會(huì)展的召開(kāi)期為六天。布展為兩天，開(kāi)展期為四天，也有安排五天或七天的。
2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。
建議：①首次展覽會(huì)場(chǎng)地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。控制在一萬(wàn)平方米以?xún)?nèi)為宜，南方某展覽公開(kāi)發(fā)中心在策劃展會(huì)時(shí)估計(jì)失誤，過(guò)于樂(lè)觀，預(yù)定了兩萬(wàn)平方米，但最終只招了4000平米的場(chǎng)地，結(jié)果損失了將近1.6平方米定金。
②建議要充分考慮舉辦展覽會(huì)的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。
三、項(xiàng)目招展
展覽會(huì)議的招展工作中與展銷(xiāo)會(huì)有很大的不同：
A、展覽的展即展示——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專(zhuān)業(yè)的展覽會(huì)，還需要邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象。一般這種招展對(duì)象具有以下特點(diǎn)：
①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；
②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；
③規(guī)模和檔次都要比較高；
④注重參觀對(duì)象
⑤注意展覽會(huì)議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì)
⑹注意參展的同行
例如：在我國(guó)每?jī)赡昱e辦的汽車(chē)展，全球汽車(chē)廠商為搶占中國(guó)市場(chǎng)，在展覽會(huì)期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無(wú)缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶(hù)的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過(guò)程。
B、建議
①重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。
要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來(lái)。
②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。
③取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作。（因?yàn)樵趪?guó)外很多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）
④“以會(huì)帶展，以展帶會(huì)”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會(huì)特別是專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的展覽會(huì)，相應(yīng)召開(kāi)的研討會(huì)將是展覽會(huì)的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)通過(guò)會(huì)議的重要性來(lái)帶動(dòng)企業(yè)參加展覽會(huì)。把會(huì)議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。
C、具體操作
①項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會(huì)情況制定好招展計(jì)劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合理安排時(shí)間。）
②分配具體招展對(duì)象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶(hù)）。
③資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）
④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段
a.前期招商宣傳
b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳
Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳
c.會(huì)期會(huì)場(chǎng)廣告宣傳
⑤展覽會(huì)的服務(wù)：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個(gè)參展指南，介紹大會(huì)的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會(huì)的行程以使更加合理的安排時(shí)間。
第二部分展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作
一、展覽會(huì)布展期的工作安排
1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待
⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記
⑵根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)
⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南
⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢(xún)活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況
2、酒店接待處
⑴設(shè)立前臺(tái)接待處
⑵進(jìn)行參展展商住宿登記
⑶住宿表要求
a.企業(yè)名稱(chēng)b.房間號(hào)碼c.酒店聯(lián)系電話(huà)d.房主姓名
⒊場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作
⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工
⑵對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作
⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)
⑷根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）
⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作
⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸
⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)
二、展覽會(huì)的開(kāi)幕式組織工作
在開(kāi)幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何做好開(kāi)幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。
1、確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開(kāi)幕式貴賓名單
2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄
3、開(kāi)幕式的場(chǎng)地搭建要求
⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門(mén)正前方
⑵要求布展的莊重大方
⑶要求放音設(shè)備到位
⑷相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氛圍設(shè)計(jì)要求
⒋開(kāi)幕式主持人講話(huà)內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話(huà)內(nèi)容的審定
要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心
⒌開(kāi)幕式時(shí)間建議為10-15分鐘
⒍開(kāi)幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安排工作
三、展覽會(huì)召開(kāi)期間的組織工作
展覽會(huì)召開(kāi)期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時(shí)工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾閏的展覽會(huì)效果，參展商滿(mǎn)意，參觀者滿(mǎn)意，才能說(shuō)明展會(huì)的成功。
要求：
⒈做好大會(huì)的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)。
⒉發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā)放）
⒊協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合
⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)
⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）
⑵為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所
⑶及時(shí)將參觀者的信息反饋給企業(yè)
⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求
⒌統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額做好記錄
⒍積極聽(tīng)取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見(jiàn)和建議
⒎根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參加第二年的展會(huì)
四、撤展
展會(huì)的撤展工作一般為大會(huì)的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)登記情況工作和出訪工作。
派送撤館通知要求：
1、保持館內(nèi)秩序
2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好
3、按照先后有序的組織出館工作
4、進(jìn)行最后的清理工作
五、會(huì)后總結(jié)
展覽會(huì)的會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開(kāi)展。
第三部分展覽會(huì)的策劃
會(huì)議，無(wú)論是國(guó)際性會(huì)議還是國(guó)內(nèi)會(huì)議，包括兩種情況：
1、以技術(shù)交流為主的學(xué)術(shù)會(huì)議（內(nèi)容主要是從技術(shù)的角度探討，交流某一領(lǐng)域的最新技術(shù)）
2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)為主題的會(huì)議（政府的導(dǎo)向性比較濃厚，以政府對(duì)產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進(jìn)某領(lǐng)域的發(fā)展）
會(huì)議的策劃者，首先要給自己的會(huì)議進(jìn)行定位，這里就會(huì)議策劃流程作如下圖表：
一、策劃會(huì)議前應(yīng)考慮的因素
㈠組織者自身的實(shí)力
1、與政府間的交流及所處的位置
目前在我國(guó)，很多會(huì)議的召開(kāi)是得到政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術(shù)研討會(huì)除外），行政主導(dǎo)占有很大比重，在未來(lái)幾年即使中國(guó)展覽市場(chǎng)有所改觀，也不會(huì)出現(xiàn)較大的變化的。而會(huì)議的召開(kāi)（特別是產(chǎn)業(yè)動(dòng)態(tài)的會(huì)議），如果得不到這一領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和支持，其收效就很難估計(jì)了。因此在策劃會(huì)議無(wú)論是技術(shù)會(huì)議還是策劃政府民向會(huì)議必須權(quán)衡自己的對(duì)外實(shí)力，如上海“財(cái)富論壇”得到上海市政府的支持，因此，會(huì)議的召開(kāi)在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。
2、是否有承辦組織會(huì)議的資格
主辦出國(guó)展需要貿(mào)促會(huì)，國(guó)家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會(huì)議召開(kāi)也同樣經(jīng)過(guò)審批，核定才能最終確定能否召開(kāi)。舉辦會(huì)議的組織者本身是否合法。有權(quán)組織會(huì)議必須要有展覽經(jīng)營(yíng)許可證?，F(xiàn)在有很多民營(yíng)公司也在參與國(guó)際會(huì)議的策劃，因此在策劃會(huì)議的時(shí)候，要審視自己的公司或組織是否有辦會(huì)的業(yè)務(wù)。
㈡組織者內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)
1、審視自己的機(jī)構(gòu)是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會(huì)議成功的召開(kāi)在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應(yīng)具備幾下幾個(gè)基本素質(zhì)：
a.經(jīng)驗(yàn)豐富b.思維開(kāi)闊c.興趣廣泛d.會(huì)展工作的積極性e.較強(qiáng)的文字組織水平
d.較強(qiáng)的組織能力
策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個(gè)會(huì)議的流程，才能更好地把握會(huì)議，開(kāi)創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤(rùn)。
⒉資金是否到位
會(huì)議召開(kāi)的前期準(zhǔn)備工作是需要一定的費(fèi)用的，如果在整個(gè)策劃過(guò)程中費(fèi)用得不到保證，在很大程度上會(huì)影響會(huì)議的成功召開(kāi)，那么策劃一場(chǎng)會(huì)議的費(fèi)用需要多少？必需要做一個(gè)大會(huì)整體預(yù)算。
⒊主題思路是否鮮明
對(duì)會(huì)議主題，思路的要求，緊跟時(shí)代肪博，并預(yù)測(cè)某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)和走向。如我們前幾年探討的第三代移動(dòng)通信技術(shù)的研討會(huì)，生命工程的研討會(huì)，環(huán)保技術(shù)的研討會(huì)等等。它們都具有共同的特點(diǎn)：主題鮮明，對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)具有一定的導(dǎo)向作用。
三、在會(huì)議策劃中應(yīng)考慮的問(wèn)題
1、會(huì)議籌備期的評(píng)估
預(yù)計(jì)籌備會(huì)議（定期召開(kāi)國(guó)際會(huì)議），首屆會(huì)議籌備期估計(jì)要用6-8個(gè)月；第二屆會(huì)議估計(jì)為4-6個(gè)月。
會(huì)期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆者建議會(huì)議最好是開(kāi)兩天，這樣有利于會(huì)議內(nèi)容及聽(tīng)眾得到延續(xù)。如果召天一天會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容不一定能講透徹；如果3天時(shí)間，多數(shù)參會(huì)代表無(wú)法聽(tīng)下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當(dāng)然也要根據(jù)具體情況而定，不能一概而論）。
2、對(duì)會(huì)議主題內(nèi)容的評(píng)估
評(píng)估研討會(huì)的內(nèi)容框架是整個(gè)會(huì)議在招展過(guò)程式中的靈魂，要做到以下幾點(diǎn)：
a.新b.吸引人c.務(wù)實(shí)d.要有論據(jù)
案例：中國(guó)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略國(guó)際研討會(huì)
主題內(nèi)容：
⑴網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略國(guó)際研討會(huì)主題內(nèi)容
⑵圍繞電子商務(wù)平臺(tái)，探討中國(guó)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略和思路
⑶如何利用互聯(lián)網(wǎng)提高企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力
⑷探討電子商務(wù)中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，進(jìn)一步完善電子商務(wù)法律體系
⑸探討政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行跨部門(mén)、跨行業(yè)的信息化體系建設(shè)
⑹探討網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性、保密性、適用性等問(wèn)題
3、對(duì)會(huì)議的可行性報(bào)告，背景材料進(jìn)行評(píng)估
會(huì)議的策劃中要報(bào)批會(huì)議立項(xiàng)（向上級(jí)主管部門(mén)或行業(yè)協(xié)會(huì)等有主辦權(quán)力的單位報(bào)請(qǐng)主辦單位）的可行性報(bào)告、背景材料等書(shū)面材料進(jìn)行審核才能確定是否報(bào)批，因此在報(bào)批文中，兩者占有舉足輕重的作用）
信息收集是否到位：
⑴會(huì)議召開(kāi)的某一領(lǐng)域發(fā)展動(dòng)態(tài)的資料，信息是否搜集到位
⑵擬邀請(qǐng)會(huì)議參會(huì)對(duì)象的名錄是否到位
寫(xiě)背景材料及可行性分析須考慮以下幾個(gè)方面：
a.目的b.同行業(yè)的發(fā)展情況c.會(huì)議召開(kāi)的必要性d.具體操作的可行性e.對(duì)上級(jí)主管部門(mén)的要求
籌備方案包括：
⑴會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模
⑵擬邀請(qǐng)主承辦單位、支持單位
⑶會(huì)議研討內(nèi)容
⑷具體操作辦法
⑸承辦單位的名稱(chēng)等
要求：簡(jiǎn)單、明了、內(nèi)容豐富、一目了然
4、對(duì)邀請(qǐng)擬主辦單位的對(duì)象、支持單位對(duì)象的評(píng)定需做出如下準(zhǔn)備工作
⑴市場(chǎng)調(diào)查工作的情況
⑵可行性報(bào)告的出籠
⑶籌備方案的出臺(tái)
⑷主辦單位、支持單位的回執(zhí)表
確立主辦單位后，正式確定會(huì)議的召開(kāi)，進(jìn)入會(huì)議召開(kāi)的倒計(jì)時(shí)工作
5、對(duì)會(huì)議的創(chuàng)意有哪些方面的優(yōu)勢(shì)
這種創(chuàng)意包括：會(huì)議主題的創(chuàng)意，會(huì)議內(nèi)容創(chuàng)意，會(huì)議活動(dòng)創(chuàng)意。
四、對(duì)會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)模的評(píng)估：
我們?cè)诮M強(qiáng)策劃一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)候是按什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定很重要，這需要參照前面提到的整體實(shí)力而定，即使是政府參與也是要根據(jù)會(huì)議情況而定。會(huì)議一般分為高級(jí)（邀請(qǐng)對(duì)象為副總裁及以上一些知名專(zhuān)家以及政府部門(mén)的高級(jí)官員參加，能夠起決策作用的領(lǐng)導(dǎo)參加），中級(jí)（對(duì)產(chǎn)業(yè)政策及一些政府具體操作官員參加），一般會(huì)議的召開(kāi)（邀請(qǐng)對(duì)象根據(jù)情況而定）
1、會(huì)議的規(guī)模也是根據(jù)會(huì)議的級(jí)別及會(huì)議的內(nèi)容而定，分為三個(gè)規(guī)模：（1）100人或100人以下；（2）250人——300人之間；（3）400人或400人以上三種檔次，這樣有利于做出會(huì)議的整體預(yù)處方案，也有利于招商工作的整體安排
2、經(jīng)費(fèi)核算
做好會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算是會(huì)議策劃者的頭等大事，那么從會(huì)議籌備開(kāi)始到會(huì)議結(jié)束要多少費(fèi)用呢？怎樣進(jìn)行預(yù)算？
以上海為例：規(guī)模250——300人
案例
×××××?xí)h經(jīng)費(fèi)預(yù)算表
一、主會(huì)場(chǎng)租金
二、會(huì)場(chǎng)氣氛布置
三、設(shè)備租用
投影儀有線話(huà)筒無(wú)線話(huà)筒
四、酒店餐飲
午宴晚宴茶休
五、廣告宣傳
同聲傳譯設(shè)備
會(huì)議資料
紀(jì)念品
會(huì)場(chǎng)禮儀
代表證
廣告牌
文件包
六、交通通訊、客戶(hù)聯(lián)絡(luò)費(fèi)
七、專(zhuān)家勞務(wù)費(fèi)
八、員工勞務(wù)費(fèi)
九、辦公費(fèi)用
十、不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)
十一、根據(jù)會(huì)議策劃需要的其它的費(fèi)用（另議）
對(duì)經(jīng)濟(jì)來(lái)源進(jìn)行評(píng)估
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促成了很多會(huì)議，因此促成了一些專(zhuān)業(yè)的會(huì)展公司、行業(yè)協(xié)會(huì)來(lái)組織承辦，經(jīng)費(fèi)來(lái)源已拋棄了原有的政府撥款方式，現(xiàn)在大多數(shù)是自籌資金進(jìn)行操作的。因此會(huì)議召開(kāi)的成功與否在很大程度上取決于會(huì)議內(nèi)容的成功策劃。作為組織策劃者必須非常清楚費(fèi)用的來(lái)源，在這里列舉幾項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來(lái)源形式：
1、贊助費(fèi)
贊助費(fèi)是會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來(lái)源，策劃者對(duì)贊助費(fèi)來(lái)源的考慮，是否完善決定了會(huì)議的經(jīng)費(fèi)是否充足。贊助經(jīng)費(fèi)會(huì)涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對(duì)象贊助多少？贊助對(duì)象提供什么樣的服務(wù)等等因素，往往使策劃者在制定贊助費(fèi)時(shí)很難把握，怎樣使贊助對(duì)象認(rèn)為贊助費(fèi)合理，筆者就根據(jù)會(huì)議的情況對(duì)贊助提出如下認(rèn)識(shí)：
贊助費(fèi)分三種情況：
⑴壟斷性贊助：即尋找某個(gè)贊助對(duì)象把大會(huì)所需費(fèi)用進(jìn)行承包，如我們經(jīng)?？吹降?ldquo;××企業(yè)會(huì)議”等。
⑵等級(jí)性贊助：一般情況大多數(shù)企業(yè)喜歡這種方式，分為主贊助、贊助，針對(duì)性?xún)?nèi)定贊助（如資料贊助、午餐贊助、禮品贊助等等）此項(xiàng)策劃者本身也感興趣。
2、平攤性贊助：要求所有的參會(huì)企業(yè)贊助。一般情況下贊助者不是很關(guān)注此項(xiàng)贊助方式，因?yàn)橘澲咴谫澲鷷r(shí)要衡量會(huì)議對(duì)其影響力度，而平攤制很難體現(xiàn)企業(yè)的主次關(guān)系及企業(yè)實(shí)力。
目前，無(wú)論是展會(huì)還是展覽，其利潤(rùn)至少在30%以上，也就是說(shuō)會(huì)議利潤(rùn)也會(huì)在30%。主贊助對(duì)象其用處為：主會(huì)場(chǎng)租賃、裝修、勞務(wù)費(fèi)及其它的較大的費(fèi)用支出實(shí)際開(kāi)支加30%不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)（總體經(jīng)費(fèi)的10——20%左右）
■會(huì)務(wù)費(fèi)
會(huì)務(wù)費(fèi)的制訂是根據(jù)大會(huì)的整體情況來(lái)定的，一般占會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源的25%——30%，也就是如果就這個(gè)會(huì)議的毛收入為一百萬(wàn)，其30萬(wàn)來(lái)自于會(huì)務(wù)費(fèi)，如果本次會(huì)議為250—300人，那么至少要安排200人的會(huì)務(wù)費(fèi)用，也就是要分擔(dān)30萬(wàn)即每人定在1500元左右。
以上僅僅作為參考意見(jiàn)
■發(fā)言費(fèi)
此項(xiàng)費(fèi)用針對(duì)的是擬參加會(huì)議發(fā)言的對(duì)象，他們一般站在企業(yè)自己的立場(chǎng)上發(fā)言并希戶(hù)與會(huì)代表、同行、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可及推動(dòng)這一領(lǐng)域的發(fā)展，為企業(yè)自身帶來(lái)效益。
另外還有政府撥款，集資等也是我們會(huì)議的資金來(lái)源渠道。但這種情況大多數(shù)與政府參與有關(guān)。為贊助對(duì)象提供什么樣的服務(wù)。
策劃者在經(jīng)評(píng)定時(shí)，要考慮贊助對(duì)象需要什么樣的服務(wù)。以主贊助為例，我們把自己放在主贊助的立場(chǎng)上考慮：
⑴我作為主贊助、主辦方能為我們提供什么樣的服務(wù)（對(duì)外宣傳、會(huì)場(chǎng)宣傳等）
⑵作為主贊助、在會(huì)議上起什么樣角色？
⑶我希望會(huì)議召開(kāi)是什么樣的形式，對(duì)我方是否有利？
⑷會(huì)議的召開(kāi)對(duì)我們的影響有多大，能起到什么樣的作用？
⑸我方需要做些什么，怎樣配合會(huì)議召開(kāi)
⑹什么樣的人參加，規(guī)模，層次，會(huì)議的內(nèi)容主題，及其他贊助單位是哪些等等。
策劃者從以上六點(diǎn)出發(fā)把握贊助者的心里為其提供服務(wù)。
會(huì)議的組織過(guò)程
1、會(huì)場(chǎng)的確定。我們根據(jù)前面的規(guī)模和檔次來(lái)定會(huì)議的場(chǎng)地，考慮以下因素，以250——300人為例。
a.會(huì)場(chǎng)必須容下350人。太大顯得空曠，太小顯擁擠
b.能否提供250-300人的60%人員的住宿
d.會(huì)議中心的硬伯服務(wù)級(jí)別（會(huì)場(chǎng)設(shè)施、會(huì)議的相關(guān)設(shè)備）
e.會(huì)議中心能否提供會(huì)議期間的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì)場(chǎng)裝修等。
f.會(huì)議中心能否提供會(huì)議期間的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì)場(chǎng)裝修等。
g.會(huì)議中心給會(huì)議組織單位能否提供的最優(yōu)價(jià)
2、會(huì)議時(shí)間的確定
會(huì)議時(shí)間的確定要考慮幾個(gè)因素
a.確立召開(kāi)的時(shí)間后，要考慮同期是否有相似會(huì)議召開(kāi)，以避免發(fā)生沖突
b.召開(kāi)會(huì)議的時(shí)機(jī)是否成熟（根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容而定）
c.對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象進(jìn)行考察（特別是政府會(huì)議，要考察參會(huì)人員的時(shí)間安排和參會(huì)對(duì)象的時(shí)間安排，建議不要安排在雙休日召開(kāi)）
d.考察會(huì)議期間是否有大型的活動(dòng)發(fā)生沖突（國(guó)際、國(guó)內(nèi)都要考慮）
3、邀請(qǐng)函的全面出臺(tái)，我們?cè)诔鲅?qǐng)函時(shí)應(yīng)注意考慮以下幾點(diǎn)：
a.會(huì)標(biāo)的要求簡(jiǎn)明，并突出主題（或是會(huì)議策劃公司本公司的會(huì)標(biāo)）
b.英文對(duì)照，要求用最準(zhǔn)確、最專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)把中文翻譯出來(lái)
c.要做邀請(qǐng)函的版面設(shè)計(jì)工作，包括以下幾步：
主版面設(shè)計(jì)：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主承辦單位、主持單位、贊助單位
封二設(shè)計(jì)：會(huì)議設(shè)置、前言、通知形式、要求以最標(biāo)準(zhǔn)、最精煉、最能表達(dá)的語(yǔ)言解釋會(huì)議的召開(kāi)
封三設(shè)計(jì)：會(huì)議主題目?jī)?nèi)容、會(huì)議時(shí)間、相關(guān)程序
介紹及相關(guān)會(huì)議服務(wù)內(nèi)容、會(huì)務(wù)費(fèi)、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話(huà)、聯(lián)系人等內(nèi)容（預(yù)計(jì)一個(gè)星期完成）
第四項(xiàng)：參會(huì)回執(zhí)表
4、發(fā)送邀請(qǐng)函的方式（在搜集信息的前提下有目的發(fā)送信息）
a.針對(duì)邀請(qǐng)參會(huì)對(duì)象，發(fā)送信件，發(fā)送E-mail電話(huà)聯(lián)絡(luò)
b.針對(duì)贊助對(duì)象，最好方式是實(shí)地拜訪（并列處贊助方案書(shū)以供參考）
5.對(duì)于電話(huà)招商中,參會(huì)人員會(huì)提的問(wèn)題
a.會(huì)議的規(guī)模及價(jià)格的問(wèn)題
b.出席人員
c.影響度等
d.此次會(huì)議的目的,意義等內(nèi)容
6.會(huì)議召開(kāi)期間的安排(另議)
會(huì)議配套情況
1、資料的印刷（邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)、印刷、資料夾的設(shè)計(jì)、制作，會(huì)場(chǎng)的氛圍的設(shè)計(jì)及外文翻譯等）
a.印刷邀請(qǐng)函估計(jì)在2000份，資料夾350本左右
b.會(huì)場(chǎng)氛圍設(shè)計(jì)，主席臺(tái)背板，會(huì)議主題板，會(huì)議中安排版
c.會(huì)議名稱(chēng)板及為贊助單位特別宣傳板
宣傳工具，燈光，宣傳品等
d.同聲傳譯設(shè)備
e.發(fā)言時(shí)間、發(fā)言順序、發(fā)言人的安排
2、國(guó)際會(huì)議的召開(kāi)必須要安排同聲傳譯設(shè)備
以北京為例：250-300人的規(guī)模
同聲傳譯人員一般應(yīng)以2-3人為宜，費(fèi)用為3500+500元/人
3、新聞發(fā)布
舉辦新聞發(fā)布會(huì)的目的是為了招商宣傳，提高影響力。
a.以招商為目的的最好定位在會(huì)議召開(kāi)的前兩個(gè)月舉行
b.以提高會(huì)議的知名度為目的定位在會(huì)議前4-5天舉行
c.新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容是什么？安排什么人出席等
d.確立新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)
e.邀請(qǐng)那些新聞單位參加
f.準(zhǔn)備新聞?dòng)浾咭釂?wèn)的相關(guān)內(nèi)容
g.確立新聞發(fā)布會(huì)的發(fā)言人
h.準(zhǔn)備大會(huì)新聞稿
展覽策劃過(guò)程是一個(gè)綜合而又復(fù)雜的過(guò)程,并不是簡(jiǎn)單的等價(jià)交換。它是為賣(mài)家和買(mǎi)家提供一定的環(huán)境和場(chǎng)所，促使交易達(dá)成的過(guò)程。評(píng)價(jià)一場(chǎng)展覽會(huì)的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門(mén)的，因此我們?cè)诓邉澱褂[會(huì)的時(shí)候要充分考慮到各方面的因素。
一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門(mén)，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門(mén)，為展覽會(huì)的成功舉辦而鋪路
從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗(yàn)的組織者來(lái)說(shuō)，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會(huì)達(dá)到圓滿(mǎn)的目的。否則其中一環(huán)沒(méi)有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。
二、項(xiàng)目經(jīng)理制
目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會(huì)的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問(wèn)題的負(fù)責(zé)制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。
項(xiàng)目經(jīng)理策劃會(huì)議的前期工作
市場(chǎng)調(diào)研
市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于策劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì)的策劃特別重要。對(duì)于首屆展覽會(huì)的開(kāi)展具有以下缺陷：
1、沒(méi)有成功召開(kāi)的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。
2、沒(méi)有創(chuàng)造出品牌
3、沒(méi)有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒(méi)有穩(wěn)定的顧客群
4、不了解行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)
要求項(xiàng)目經(jīng)理
1、具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查能力和超前的市場(chǎng)知識(shí)，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)展界同行說(shuō)：“當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒(méi)有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開(kāi)辟路。占領(lǐng)別人沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個(gè)最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)周?chē)臀磥?lái)的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國(guó)第一屆零售業(yè)的展會(huì)成為我們的展會(huì)的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國(guó)發(fā)展趨勢(shì),而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會(huì)的延續(xù)性。
2、可行性分析報(bào)告。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會(huì)的召開(kāi)與否。再匯報(bào)給上級(jí)主管，最終根據(jù)報(bào)告制定整體展覽會(huì)方案，因此書(shū)寫(xiě)報(bào)告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會(huì)的召開(kāi)是根據(jù)會(huì)議可行性報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)整個(gè)行業(yè)的了解程度來(lái)決定的。
項(xiàng)目場(chǎng)地的確定、規(guī)模及時(shí)間
項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開(kāi)，必須充分考慮到展會(huì)的場(chǎng)地、規(guī)模及時(shí)間的確定根據(jù)國(guó)際慣例，一個(gè)成品版和規(guī)模的展會(huì)，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個(gè)過(guò)程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會(huì)規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)策劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國(guó)根據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識(shí)還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家（以國(guó)家際展覽會(huì)策劃為例）必須要充分考慮到國(guó)際展的要求：
⑴國(guó)外參展商必須要達(dá)到整體參展對(duì)象的20%
⑵展會(huì)召開(kāi)期間，邀請(qǐng)的國(guó)外參觀者要達(dá)到整個(gè)參觀人數(shù)的20%
在國(guó)內(nèi)很多研展會(huì)，號(hào)稱(chēng)國(guó)際但大多數(shù)達(dá)不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國(guó)際展會(huì)，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。
場(chǎng)館整體的因素：
1、硬環(huán)境的考慮：
Α、場(chǎng)館的交通是否便利；
Β、場(chǎng)館周?chē)木频?、娛?lè)設(shè)施是否齊全
C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的
①是否有貨運(yùn)電梯
②場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大
D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。
E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排
2、軟環(huán)境的考慮
①場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位
②場(chǎng)館的停車(chē)場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理
③場(chǎng)館的水電供應(yīng)情況
④場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作
⑤會(huì)議期間場(chǎng)館提供的相應(yīng)服務(wù)
租賃方式一般分兩種情況：
1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金，國(guó)際上專(zhuān)業(yè)會(huì)展的召開(kāi)期為六天。布展為兩天，開(kāi)展期為四天，也有安排五天或七天的。
2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。
建議：①首次展覽會(huì)場(chǎng)地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。控制在一萬(wàn)平方米以?xún)?nèi)為宜，南方某展覽公開(kāi)發(fā)中心在策劃展會(huì)時(shí)估計(jì)失誤，過(guò)于樂(lè)觀，預(yù)定了兩萬(wàn)平方米，但最終只招了4000平米的場(chǎng)地，結(jié)果損失了將近1.6平方米定金。
②建議要充分考慮舉辦展覽會(huì)的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。
三、項(xiàng)目招展
展覽會(huì)議的招展工作中與展銷(xiāo)會(huì)有很大的不同：
A、展覽的展即展示——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專(zhuān)業(yè)的展覽會(huì)，還需要邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象。一般這種招展對(duì)象具有以下特點(diǎn)：
①實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；
②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；
③規(guī)模和檔次都要比較高；
④注重參觀對(duì)象
⑤注意展覽會(huì)議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì)
⑹注意參展的同行
例如：在我國(guó)每?jī)赡昱e辦的汽車(chē)展，全球汽車(chē)廠商為搶占中國(guó)市場(chǎng)，在展覽會(huì)期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無(wú)缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶(hù)的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過(guò)程。
B、建議
①重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。
要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來(lái)。
②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。
③取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作。（因?yàn)樵趪?guó)外很多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）
④“以會(huì)帶展，以展帶會(huì)”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會(huì)特別是專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的展覽會(huì)，相應(yīng)召開(kāi)的研討會(huì)將是展覽會(huì)的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)通過(guò)會(huì)議的重要性來(lái)帶動(dòng)企業(yè)參加展覽會(huì)。把會(huì)議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。
C、具體操作
①項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會(huì)情況制定好招展計(jì)劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合理安排時(shí)間。）
②分配具體招展對(duì)象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶(hù)）。
③資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）
④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段
a.前期招商宣傳
b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳
Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳
c.會(huì)期會(huì)場(chǎng)廣告宣傳
⑤展覽會(huì)的服務(wù)：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個(gè)參展指南，介紹大會(huì)的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會(huì)的行程以使更加合理的安排時(shí)間。
第二部分展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作
一、展覽會(huì)布展期的工作安排
1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待
⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記
⑵根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)
⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南
⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢(xún)活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況
2、酒店接待處
⑴設(shè)立前臺(tái)接待處
⑵進(jìn)行參展展商住宿登記
⑶住宿表要求
a.企業(yè)名稱(chēng)b.房間號(hào)碼c.酒店聯(lián)系電話(huà)d.房主姓名
⒊場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作
⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工
⑵對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作
⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)
⑷根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）
⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作
⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸
⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)
二、展覽會(huì)的開(kāi)幕式組織工作
在開(kāi)幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何做好開(kāi)幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。
1、確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開(kāi)幕式貴賓名單
2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄
3、開(kāi)幕式的場(chǎng)地搭建要求
⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門(mén)正前方
⑵要求布展的莊重大方
⑶要求放音設(shè)備到位
⑷相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氛圍設(shè)計(jì)要求
⒋開(kāi)幕式主持人講話(huà)內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話(huà)內(nèi)容的審定
要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心
⒌開(kāi)幕式時(shí)間建議為10-15分鐘
⒍開(kāi)幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安排工作
三、展覽會(huì)召開(kāi)期間的組織工作
展覽會(huì)召開(kāi)期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時(shí)工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾閏的展覽會(huì)效果，參展商滿(mǎn)意，參觀者滿(mǎn)意，才能說(shuō)明展會(huì)的成功。
要求：
⒈做好大會(huì)的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)。
⒉發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā)放）
⒊協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合
⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)
⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）
⑵為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所
⑶及時(shí)將參觀者的信息反饋給企業(yè)
⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求
⒌統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額做好記錄
⒍積極聽(tīng)取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見(jiàn)和建議
⒎根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參加第二年的展會(huì)
四、撤展
展會(huì)的撤展工作一般為大會(huì)的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)登記情況工作和出訪工作。
派送撤館通知要求：
1、保持館內(nèi)秩序
2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好
3、按照先后有序的組織出館工作
4、進(jìn)行最后的清理工作
五、會(huì)后總結(jié)
展覽會(huì)的會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開(kāi)展。
第三部分展覽會(huì)的策劃
會(huì)議，無(wú)論是國(guó)際性會(huì)議還是國(guó)內(nèi)會(huì)議，包括兩種情況：
1、以技術(shù)交流為主的學(xué)術(shù)會(huì)議（內(nèi)容主要是從技術(shù)的角度探討，交流某一領(lǐng)域的最新技術(shù)）
2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)為主題的會(huì)議（政府的導(dǎo)向性比較濃厚，以政府對(duì)產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進(jìn)某領(lǐng)域的發(fā)展）
會(huì)議的策劃者，首先要給自己的會(huì)議進(jìn)行定位，這里就會(huì)議策劃流程作如下圖表：
一、策劃會(huì)議前應(yīng)考慮的因素
㈠組織者自身的實(shí)力
1、與政府間的交流及所處的位置
目前在我國(guó)，很多會(huì)議的召開(kāi)是得到政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術(shù)研討會(huì)除外），行政主導(dǎo)占有很大比重，在未來(lái)幾年即使中國(guó)展覽市場(chǎng)有所改觀，也不會(huì)出現(xiàn)較大的變化的。而會(huì)議的召開(kāi)（特別是產(chǎn)業(yè)動(dòng)態(tài)的會(huì)議），如果得不到這一領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和支持，其收效就很難估計(jì)了。因此在策劃會(huì)議無(wú)論是技術(shù)會(huì)議還是策劃政府民向會(huì)議必須權(quán)衡自己的對(duì)外實(shí)力，如上海“財(cái)富論壇”得到上海市政府的支持，因此，會(huì)議的召開(kāi)在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。
2、是否有承辦組織會(huì)議的資格
主辦出國(guó)展需要貿(mào)促會(huì)，國(guó)家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會(huì)議召開(kāi)也同樣經(jīng)過(guò)審批，核定才能最終確定能否召開(kāi)。舉辦會(huì)議的組織者本身是否合法。有權(quán)組織會(huì)議必須要有展覽經(jīng)營(yíng)許可證?，F(xiàn)在有很多民營(yíng)公司也在參與國(guó)際會(huì)議的策劃，因此在策劃會(huì)議的時(shí)候，要審視自己的公司或組織是否有辦會(huì)的業(yè)務(wù)。
㈡組織者內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)
1、審視自己的機(jī)構(gòu)是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會(huì)議成功的召開(kāi)在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應(yīng)具備幾下幾個(gè)基本素質(zhì)：
a.經(jīng)驗(yàn)豐富b.思維開(kāi)闊c.興趣廣泛d.會(huì)展工作的積極性e.較強(qiáng)的文字組織水平
d.較強(qiáng)的組織能力
策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個(gè)會(huì)議的流程，才能更好地把握會(huì)議，開(kāi)創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤(rùn)。
⒉資金是否到位
會(huì)議召開(kāi)的前期準(zhǔn)備工作是需要一定的費(fèi)用的，如果在整個(gè)策劃過(guò)程中費(fèi)用得不到保證，在很大程度上會(huì)影響會(huì)議的成功召開(kāi)，那么策劃一場(chǎng)會(huì)議的費(fèi)用需要多少？必需要做一個(gè)大會(huì)整體預(yù)算。
⒊主題思路是否鮮明
對(duì)會(huì)議主題，思路的要求，緊跟時(shí)代肪博，并預(yù)測(cè)某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)和走向。如我們前幾年探討的第三代移動(dòng)通信技術(shù)的研討會(huì)，生命工程的研討會(huì)，環(huán)保技術(shù)的研討會(huì)等等。它們都具有共同的特點(diǎn)：主題鮮明，對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)具有一定的導(dǎo)向作用。
三、在會(huì)議策劃中應(yīng)考慮的問(wèn)題
1、會(huì)議籌備期的評(píng)估
預(yù)計(jì)籌備會(huì)議（定期召開(kāi)國(guó)際會(huì)議），首屆會(huì)議籌備期估計(jì)要用6-8個(gè)月；第二屆會(huì)議估計(jì)為4-6個(gè)月。
會(huì)期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆者建議會(huì)議最好是開(kāi)兩天，這樣有利于會(huì)議內(nèi)容及聽(tīng)眾得到延續(xù)。如果召天一天會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容不一定能講透徹；如果3天時(shí)間，多數(shù)參會(huì)代表無(wú)法聽(tīng)下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當(dāng)然也要根據(jù)具體情況而定，不能一概而論）。
2、對(duì)會(huì)議主題內(nèi)容的評(píng)估
評(píng)估研討會(huì)的內(nèi)容框架是整個(gè)會(huì)議在招展過(guò)程式中的靈魂，要做到以下幾點(diǎn)：
a.新b.吸引人c.務(wù)實(shí)d.要有論據(jù)
案例：中國(guó)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略國(guó)際研討會(huì)
主題內(nèi)容：
⑴網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略國(guó)際研討會(huì)主題內(nèi)容
⑵圍繞電子商務(wù)平臺(tái)，探討中國(guó)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略和思路
⑶如何利用互聯(lián)網(wǎng)提高企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力
⑷探討電子商務(wù)中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，進(jìn)一步完善電子商務(wù)法律體系
⑸探討政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行跨部門(mén)、跨行業(yè)的信息化體系建設(shè)
⑹探討網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性、保密性、適用性等問(wèn)題
3、對(duì)會(huì)議的可行性報(bào)告，背景材料進(jìn)行評(píng)估
會(huì)議的策劃中要報(bào)批會(huì)議立項(xiàng)（向上級(jí)主管部門(mén)或行業(yè)協(xié)會(huì)等有主辦權(quán)力的單位報(bào)請(qǐng)主辦單位）的可行性報(bào)告、背景材料等書(shū)面材料進(jìn)行審核才能確定是否報(bào)批，因此在報(bào)批文中，兩者占有舉足輕重的作用）
信息收集是否到位：
⑴會(huì)議召開(kāi)的某一領(lǐng)域發(fā)展動(dòng)態(tài)的資料，信息是否搜集到位
⑵擬邀請(qǐng)會(huì)議參會(huì)對(duì)象的名錄是否到位
寫(xiě)背景材料及可行性分析須考慮以下幾個(gè)方面：
a.目的b.同行業(yè)的發(fā)展情況c.會(huì)議召開(kāi)的必要性d.具體操作的可行性e.對(duì)上級(jí)主管部門(mén)的要求
籌備方案包括：
⑴會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模
⑵擬邀請(qǐng)主承辦單位、支持單位
⑶會(huì)議研討內(nèi)容
⑷具體操作辦法
⑸承辦單位的名稱(chēng)等
要求：簡(jiǎn)單、明了、內(nèi)容豐富、一目了然
4、對(duì)邀請(qǐng)擬主辦單位的對(duì)象、支持單位對(duì)象的評(píng)定需做出如下準(zhǔn)備工作
⑴市場(chǎng)調(diào)查工作的情況
⑵可行性報(bào)告的出籠
⑶籌備方案的出臺(tái)
⑷主辦單位、支持單位的回執(zhí)表
確立主辦單位后，正式確定會(huì)議的召開(kāi)，進(jìn)入會(huì)議召開(kāi)的倒計(jì)時(shí)工作
5、對(duì)會(huì)議的創(chuàng)意有哪些方面的優(yōu)勢(shì)
這種創(chuàng)意包括：會(huì)議主題的創(chuàng)意，會(huì)議內(nèi)容創(chuàng)意，會(huì)議活動(dòng)創(chuàng)意。
四、對(duì)會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)模的評(píng)估：
我們?cè)诮M強(qiáng)策劃一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)候是按什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定很重要，這需要參照前面提到的整體實(shí)力而定，即使是政府參與也是要根據(jù)會(huì)議情況而定。會(huì)議一般分為高級(jí)（邀請(qǐng)對(duì)象為副總裁及以上一些知名專(zhuān)家以及政府部門(mén)的高級(jí)官員參加，能夠起決策作用的領(lǐng)導(dǎo)參加），中級(jí)（對(duì)產(chǎn)業(yè)政策及一些政府具體操作官員參加），一般會(huì)議的召開(kāi)（邀請(qǐng)對(duì)象根據(jù)情況而定）
1、會(huì)議的規(guī)模也是根據(jù)會(huì)議的級(jí)別及會(huì)議的內(nèi)容而定，分為三個(gè)規(guī)模：（1）100人或100人以下；（2）250人——300人之間；（3）400人或400人以上三種檔次，這樣有利于做出會(huì)議的整體預(yù)處方案，也有利于招商工作的整體安排
2、經(jīng)費(fèi)核算
做好會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算是會(huì)議策劃者的頭等大事，那么從會(huì)議籌備開(kāi)始到會(huì)議結(jié)束要多少費(fèi)用呢？怎樣進(jìn)行預(yù)算？
以上海為例：規(guī)模250——300人
案例
×××××?xí)h經(jīng)費(fèi)預(yù)算表
一、主會(huì)場(chǎng)租金
二、會(huì)場(chǎng)氣氛布置
三、設(shè)備租用
投影儀有線話(huà)筒無(wú)線話(huà)筒
四、酒店餐飲
午宴晚宴茶休
五、廣告宣傳
同聲傳譯設(shè)備
會(huì)議資料
紀(jì)念品
會(huì)場(chǎng)禮儀
代表證
廣告牌
文件包
六、交通通訊、客戶(hù)聯(lián)絡(luò)費(fèi)
七、專(zhuān)家勞務(wù)費(fèi)
八、員工勞務(wù)費(fèi)
九、辦公費(fèi)用
十、不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)
十一、根據(jù)會(huì)議策劃需要的其它的費(fèi)用（另議）
對(duì)經(jīng)濟(jì)來(lái)源進(jìn)行評(píng)估
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促成了很多會(huì)議，因此促成了一些專(zhuān)業(yè)的會(huì)展公司、行業(yè)協(xié)會(huì)來(lái)組織承辦，經(jīng)費(fèi)來(lái)源已拋棄了原有的政府撥款方式，現(xiàn)在大多數(shù)是自籌資金進(jìn)行操作的。因此會(huì)議召開(kāi)的成功與否在很大程度上取決于會(huì)議內(nèi)容的成功策劃。作為組織策劃者必須非常清楚費(fèi)用的來(lái)源，在這里列舉幾項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來(lái)源形式：
1、贊助費(fèi)
贊助費(fèi)是會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要來(lái)源，策劃者對(duì)贊助費(fèi)來(lái)源的考慮，是否完善決定了會(huì)議的經(jīng)費(fèi)是否充足。贊助經(jīng)費(fèi)會(huì)涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對(duì)象贊助多少？贊助對(duì)象提供什么樣的服務(wù)等等因素，往往使策劃者在制定贊助費(fèi)時(shí)很難把握，怎樣使贊助對(duì)象認(rèn)為贊助費(fèi)合理，筆者就根據(jù)會(huì)議的情況對(duì)贊助提出如下認(rèn)識(shí)：
贊助費(fèi)分三種情況：
⑴壟斷性贊助：即尋找某個(gè)贊助對(duì)象把大會(huì)所需費(fèi)用進(jìn)行承包，如我們經(jīng)?？吹降?ldquo;××企業(yè)會(huì)議”等。
⑵等級(jí)性贊助：一般情況大多數(shù)企業(yè)喜歡這種方式，分為主贊助、贊助，針對(duì)性?xún)?nèi)定贊助（如資料贊助、午餐贊助、禮品贊助等等）此項(xiàng)策劃者本身也感興趣。
2、平攤性贊助：要求所有的參會(huì)企業(yè)贊助。一般情況下贊助者不是很關(guān)注此項(xiàng)贊助方式，因?yàn)橘澲咴谫澲鷷r(shí)要衡量會(huì)議對(duì)其影響力度，而平攤制很難體現(xiàn)企業(yè)的主次關(guān)系及企業(yè)實(shí)力。
目前，無(wú)論是展會(huì)還是展覽，其利潤(rùn)至少在30%以上，也就是說(shuō)會(huì)議利潤(rùn)也會(huì)在30%。主贊助對(duì)象其用處為：主會(huì)場(chǎng)租賃、裝修、勞務(wù)費(fèi)及其它的較大的費(fèi)用支出實(shí)際開(kāi)支加30%不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)（總體經(jīng)費(fèi)的10——20%左右）
■會(huì)務(wù)費(fèi)
會(huì)務(wù)費(fèi)的制訂是根據(jù)大會(huì)的整體情況來(lái)定的，一般占會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源的25%——30%，也就是如果就這個(gè)會(huì)議的毛收入為一百萬(wàn)，其30萬(wàn)來(lái)自于會(huì)務(wù)費(fèi)，如果本次會(huì)議為250—300人，那么至少要安排200人的會(huì)務(wù)費(fèi)用，也就是要分擔(dān)30萬(wàn)即每人定在1500元左右。
以上僅僅作為參考意見(jiàn)
■發(fā)言費(fèi)
此項(xiàng)費(fèi)用針對(duì)的是擬參加會(huì)議發(fā)言的對(duì)象，他們一般站在企業(yè)自己的立場(chǎng)上發(fā)言并希戶(hù)與會(huì)代表、同行、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可及推動(dòng)這一領(lǐng)域的發(fā)展，為企業(yè)自身帶來(lái)效益。
另外還有政府撥款，集資等也是我們會(huì)議的資金來(lái)源渠道。但這種情況大多數(shù)與政府參與有關(guān)。為贊助對(duì)象提供什么樣的服務(wù)。
策劃者在經(jīng)評(píng)定時(shí)，要考慮贊助對(duì)象需要什么樣的服務(wù)。以主贊助為例，我們把自己放在主贊助的立場(chǎng)上考慮：
⑴我作為主贊助、主辦方能為我們提供什么樣的服務(wù)（對(duì)外宣傳、會(huì)場(chǎng)宣傳等）
⑵作為主贊助、在會(huì)議上起什么樣角色？
⑶我希望會(huì)議召開(kāi)是什么樣的形式，對(duì)我方是否有利？
⑷會(huì)議的召開(kāi)對(duì)我們的影響有多大，能起到什么樣的作用？
⑸我方需要做些什么，怎樣配合會(huì)議召開(kāi)
⑹什么樣的人參加，規(guī)模，層次，會(huì)議的內(nèi)容主題，及其他贊助單位是哪些等等。
策劃者從以上六點(diǎn)出發(fā)把握贊助者的心里為其提供服務(wù)。
會(huì)議的組織過(guò)程
1、會(huì)場(chǎng)的確定。我們根據(jù)前面的規(guī)模和檔次來(lái)定會(huì)議的場(chǎng)地，考慮以下因素，以250——300人為例。
a.會(huì)場(chǎng)必須容下350人。太大顯得空曠，太小顯擁擠
b.能否提供250-300人的60%人員的住宿
d.會(huì)議中心的硬伯服務(wù)級(jí)別（會(huì)場(chǎng)設(shè)施、會(huì)議的相關(guān)設(shè)備）
e.會(huì)議中心能否提供會(huì)議期間的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì)場(chǎng)裝修等。
f.會(huì)議中心能否提供會(huì)議期間的停車(chē)場(chǎng)地，會(huì)場(chǎng)裝修等。
g.會(huì)議中心給會(huì)議組織單位能否提供的最優(yōu)價(jià)
2、會(huì)議時(shí)間的確定
會(huì)議時(shí)間的確定要考慮幾個(gè)因素
a.確立召開(kāi)的時(shí)間后，要考慮同期是否有相似會(huì)議召開(kāi)，以避免發(fā)生沖突
b.召開(kāi)會(huì)議的時(shí)機(jī)是否成熟（根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容而定）
c.對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象進(jìn)行考察（特別是政府會(huì)議，要考察參會(huì)人員的時(shí)間安排和參會(huì)對(duì)象的時(shí)間安排，建議不要安排在雙休日召開(kāi)）
d.考察會(huì)議期間是否有大型的活動(dòng)發(fā)生沖突（國(guó)際、國(guó)內(nèi)都要考慮）
3、邀請(qǐng)函的全面出臺(tái)，我們?cè)诔鲅?qǐng)函時(shí)應(yīng)注意考慮以下幾點(diǎn)：
a.會(huì)標(biāo)的要求簡(jiǎn)明，并突出主題（或是會(huì)議策劃公司本公司的會(huì)標(biāo)）
b.英文對(duì)照，要求用最準(zhǔn)確、最專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)把中文翻譯出來(lái)
c.要做邀請(qǐng)函的版面設(shè)計(jì)工作，包括以下幾步：
主版面設(shè)計(jì)：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主承辦單位、主持單位、贊助單位
封二設(shè)計(jì)：會(huì)議設(shè)置、前言、通知形式、要求以最標(biāo)準(zhǔn)、最精煉、最能表達(dá)的語(yǔ)言解釋會(huì)議的召開(kāi)
封三設(shè)計(jì)：會(huì)議主題目?jī)?nèi)容、會(huì)議時(shí)間、相關(guān)程序
介紹及相關(guān)會(huì)議服務(wù)內(nèi)容、會(huì)務(wù)費(fèi)、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話(huà)、聯(lián)系人等內(nèi)容（預(yù)計(jì)一個(gè)星期完成）
第四項(xiàng)：參會(huì)回執(zhí)表
4、發(fā)送邀請(qǐng)函的方式（在搜集信息的前提下有目的發(fā)送信息）
a.針對(duì)邀請(qǐng)參會(huì)對(duì)象，發(fā)送信件，發(fā)送E-mail電話(huà)聯(lián)絡(luò)
b.針對(duì)贊助對(duì)象，最好方式是實(shí)地拜訪（并列處贊助方案書(shū)以供參考）
5.對(duì)于電話(huà)招商中,參會(huì)人員會(huì)提的問(wèn)題
a.會(huì)議的規(guī)模及價(jià)格的問(wèn)題
b.出席人員
c.影響度等
d.此次會(huì)議的目的,意義等內(nèi)容
6.會(huì)議召開(kāi)期間的安排(另議)
會(huì)議配套情況
1、資料的印刷（邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)、印刷、資料夾的設(shè)計(jì)、制作，會(huì)場(chǎng)的氛圍的設(shè)計(jì)及外文翻譯等）
a.印刷邀請(qǐng)函估計(jì)在2000份，資料夾350本左右
b.會(huì)場(chǎng)氛圍設(shè)計(jì)，主席臺(tái)背板，會(huì)議主題板，會(huì)議中安排版
c.會(huì)議名稱(chēng)板及為贊助單位特別宣傳板
宣傳工具，燈光，宣傳品等
d.同聲傳譯設(shè)備
e.發(fā)言時(shí)間、發(fā)言順序、發(fā)言人的安排
2、國(guó)際會(huì)議的召開(kāi)必須要安排同聲傳譯設(shè)備
以北京為例：250-300人的規(guī)模
同聲傳譯人員一般應(yīng)以2-3人為宜，費(fèi)用為3500+500元/人
3、新聞發(fā)布
舉辦新聞發(fā)布會(huì)的目的是為了招商宣傳，提高影響力。
a.以招商為目的的最好定位在會(huì)議召開(kāi)的前兩個(gè)月舉行
b.以提高會(huì)議的知名度為目的定位在會(huì)議前4-5天舉行
c.新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容是什么？安排什么人出席等
d.確立新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)
e.邀請(qǐng)那些新聞單位參加
f.準(zhǔn)備新聞?dòng)浾咭釂?wèn)的相關(guān)內(nèi)容
g.確立新聞發(fā)布會(huì)的發(fā)言人
h.準(zhǔn)備大會(huì)新聞稿
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