中小企業(yè)的展覽會參展指南（一）
日期：2016-04-28 11:26:53 / 人氣：
根據(jù)近些年對參展企業(yè)的實際接觸和了解，筆者覺得有必要把自己的一些看法寫出來，供大家參考，希望對大家有所裨益。
預(yù)算要詳細。通常來說，企業(yè)每年會有一筆廣告的投入費。這時要確定有多少的比例用于展覽會，用于各展會的比例安排又怎樣。對于企業(yè)來說，應(yīng)該選擇什么樣的展覽會作為重點，哪些為非重點，要根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品來定位，不能對所有的展覽會都投入相同的費用。某個展覽會的預(yù)算應(yīng)包含以下內(nèi)容：展位費、設(shè)計制作費、運輸費、廣告費、設(shè)備租賃費、主題報告會及技術(shù)交流費、翻譯費、工作人員交通費、住宿費、接待費、資料印刷費、禮品費及不可預(yù)見的費用等等。預(yù)算越詳細，越能較好地控制成本，避免不必要的支出。
明確主題。企業(yè)參加某個展覽會，應(yīng)把該展覽會的主要活動安排和本企業(yè)的實際情況結(jié)合起來，確定今年本企業(yè)的展出主題或口號或重點推出的產(chǎn)品及服務(wù)。明確參加展覽要達到什么目的，而不能只簡單地借此機會會見老朋友或客戶。只有這樣，才能有的放矢。
預(yù)定展位。參加展覽會要特別注重和主辦方的溝通。如果和主辦方多溝通的話，就利于自己做出判斷，選擇和競爭對手一個相對合理的位置，做到布局有利。同時，如果和主辦方信息通暢的話，有利于了解各公司展覽期間的活動安排，可以做到知己知彼。這樣做還有一個好處，就是能了解自己周圍公司的設(shè)計風(fēng)格。比如某公司的展臺太高，會影響自己展位的視角，應(yīng)事先采取補救措施。
展位設(shè)計招標(biāo)。展位的設(shè)計風(fēng)格通常能反映一個企業(yè)的形象，一個好的設(shè)計需要企業(yè)向投標(biāo)者闡明自己的企業(yè)文化、展出產(chǎn)品內(nèi)容、要達到什么目的。如果在招標(biāo)時，不做詳細說明，這種做法是不負責(zé)任的。同時，招標(biāo)方要尊重知識版權(quán)，尊重他人的勞動成果。據(jù)悉，有的招標(biāo)方不太注意這方面的問題，往往從多家的方案中選擇某方面的設(shè)計，然后綜合成一個方案，最后的作品有時顯得有點不倫不類，創(chuàng)作者的熱情不能顯現(xiàn)出來。
貨物運輸安排。為了保證貨物的運輸不出意外，參展企業(yè)要提前和運輸公司聯(lián)系，并根據(jù)自己產(chǎn)品的特點決定是海運、陸運還是空運。有些企業(yè)認為參展物品小，抱有僥幸的心理，作為手提物品臨時闖關(guān)，這樣會面臨海關(guān)的嚴厲處罰。有時，參展企業(yè)為了節(jié)省成本，考慮價格相對便宜的運輸公司。顯然，好的運輸公司，服務(wù)也好，運輸網(wǎng)絡(luò)也發(fā)達，通關(guān)快，還負責(zé)展品空箱的存放，安全也有保障。若是圖便宜，貨物在運輸途中有損毀，安全就沒有保障。通常主辦方推薦的運輸公司都有一定實力，對于運輸途中出現(xiàn)展品毀損的問題，主辦方也會協(xié)助解決。主場運輸?shù)牧硪粋€優(yōu)勢就是，如果展品在展館要辦理巡回演示，主辦方會出示相關(guān)的文件配合主場運輸公司到海關(guān)辦理手續(xù)。其他運輸公司辦理的話，手續(xù)會比較繁雜。
重點客戶的接待。參展企業(yè)的客戶一般均有重點和非重點之分，重點客戶是一些實力企業(yè)追逐的對象，展覽會上這些企業(yè)會使出渾身解數(shù)來接待這些客戶。這樣做既有利也有弊：其利在于能保持和客戶的密切聯(lián)系，但是，即使這樣，客戶也不能被獨家壟斷；其弊在于無論重點客戶是一人還是多人，企業(yè)必須有專人來負責(zé)接待工作，即便人數(shù)不多，也得頗費心機。其實，作為主辦者，很重要的一項工作就是接待客戶，并且有一個很龐大的接待班子。如果企業(yè)把接待的工作交給主辦者去做，則不會太過分心，也不用擔(dān)心接待的是否合適。
簽證申請和酒店預(yù)訂。在辦理簽證手續(xù)時，參展的企業(yè)必須及時提供申請人的詳細信息資料；酒店預(yù)訂也需要客人提前辦理。主辦方通常會推薦一些知名度高，位置較優(yōu)越的若干大酒店供客人來選擇。這些信息一般可以從主辦方的《參展手冊》中獲取。
主題報告會和技術(shù)交流會的選擇。主辦方為了提高展覽會的檔次，可能會在展覽舉辦期間舉辦一些高水平的學(xué)術(shù)會議和論壇。通常大企業(yè)關(guān)注主題報告會，如果多和主辦方溝通，就能了解哪些企業(yè)參加該活動，哪些人做什么樣的報告，以便選題不重復(fù)，演講時能吸引更多的客人，達到預(yù)期的效果。對于技術(shù)交流會而言，適應(yīng)的企業(yè)范圍更廣，更應(yīng)該和主辦主多溝通，了解相同或相近企業(yè)演講的題目，在選題時做到題目新穎，內(nèi)容詳實生動。
現(xiàn)場廣告投放。多數(shù)企業(yè)對展覽會現(xiàn)場的廣告投入不太重視，即使投放，目的性也不強。實際上，企業(yè)有很多現(xiàn)場的廣告機會，比如會刊、氣球、條幅、掛帶、胸牌、 導(dǎo)示牌、旗桿、參觀指南等等。這些方式無疑在現(xiàn)場能吸引很多專業(yè)人士的眼球，增強企業(yè)在他們心中的形象。
展覽安全。展覽會的安全問題是不容忽視的問題。主辦方盡量保證邀請專業(yè)人士參觀，不追求觀眾的數(shù)量，參展企業(yè)盡量注意加強內(nèi)部的防范工作，必要時責(zé)任到人，派專人負責(zé)。除此之外，應(yīng)盡量使用主辦方推薦的裝修、運輸代理。
展后總結(jié)。企業(yè)參加完一個活動后，一般要做個總結(jié)，對參加展覽會的效果進行評估。企業(yè)的參展人員可以依據(jù)自己的觀察體會和對觀眾的調(diào)查進行分析。內(nèi)容包括：展覽的成功之處、自身產(chǎn)品與展覽的適應(yīng)度、競爭對手的市場影響力等。此外，還應(yīng)檢查參展計劃執(zhí)行情況中，是否達到目標(biāo)，潛在客戶變化程度，有多少合同意向等。
預(yù)算要詳細。通常來說，企業(yè)每年會有一筆廣告的投入費。這時要確定有多少的比例用于展覽會，用于各展會的比例安排又怎樣。對于企業(yè)來說，應(yīng)該選擇什么樣的展覽會作為重點，哪些為非重點，要根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品來定位，不能對所有的展覽會都投入相同的費用。某個展覽會的預(yù)算應(yīng)包含以下內(nèi)容：展位費、設(shè)計制作費、運輸費、廣告費、設(shè)備租賃費、主題報告會及技術(shù)交流費、翻譯費、工作人員交通費、住宿費、接待費、資料印刷費、禮品費及不可預(yù)見的費用等等。預(yù)算越詳細，越能較好地控制成本，避免不必要的支出。
明確主題。企業(yè)參加某個展覽會，應(yīng)把該展覽會的主要活動安排和本企業(yè)的實際情況結(jié)合起來，確定今年本企業(yè)的展出主題或口號或重點推出的產(chǎn)品及服務(wù)。明確參加展覽要達到什么目的，而不能只簡單地借此機會會見老朋友或客戶。只有這樣，才能有的放矢。
預(yù)定展位。參加展覽會要特別注重和主辦方的溝通。如果和主辦方多溝通的話，就利于自己做出判斷，選擇和競爭對手一個相對合理的位置，做到布局有利。同時，如果和主辦方信息通暢的話，有利于了解各公司展覽期間的活動安排，可以做到知己知彼。這樣做還有一個好處，就是能了解自己周圍公司的設(shè)計風(fēng)格。比如某公司的展臺太高，會影響自己展位的視角，應(yīng)事先采取補救措施。
展位設(shè)計招標(biāo)。展位的設(shè)計風(fēng)格通常能反映一個企業(yè)的形象，一個好的設(shè)計需要企業(yè)向投標(biāo)者闡明自己的企業(yè)文化、展出產(chǎn)品內(nèi)容、要達到什么目的。如果在招標(biāo)時，不做詳細說明，這種做法是不負責(zé)任的。同時，招標(biāo)方要尊重知識版權(quán)，尊重他人的勞動成果。據(jù)悉，有的招標(biāo)方不太注意這方面的問題，往往從多家的方案中選擇某方面的設(shè)計，然后綜合成一個方案，最后的作品有時顯得有點不倫不類，創(chuàng)作者的熱情不能顯現(xiàn)出來。
貨物運輸安排。為了保證貨物的運輸不出意外，參展企業(yè)要提前和運輸公司聯(lián)系，并根據(jù)自己產(chǎn)品的特點決定是海運、陸運還是空運。有些企業(yè)認為參展物品小，抱有僥幸的心理，作為手提物品臨時闖關(guān)，這樣會面臨海關(guān)的嚴厲處罰。有時，參展企業(yè)為了節(jié)省成本，考慮價格相對便宜的運輸公司。顯然，好的運輸公司，服務(wù)也好，運輸網(wǎng)絡(luò)也發(fā)達，通關(guān)快，還負責(zé)展品空箱的存放，安全也有保障。若是圖便宜，貨物在運輸途中有損毀，安全就沒有保障。通常主辦方推薦的運輸公司都有一定實力，對于運輸途中出現(xiàn)展品毀損的問題，主辦方也會協(xié)助解決。主場運輸?shù)牧硪粋€優(yōu)勢就是，如果展品在展館要辦理巡回演示，主辦方會出示相關(guān)的文件配合主場運輸公司到海關(guān)辦理手續(xù)。其他運輸公司辦理的話，手續(xù)會比較繁雜。
重點客戶的接待。參展企業(yè)的客戶一般均有重點和非重點之分，重點客戶是一些實力企業(yè)追逐的對象，展覽會上這些企業(yè)會使出渾身解數(shù)來接待這些客戶。這樣做既有利也有弊：其利在于能保持和客戶的密切聯(lián)系，但是，即使這樣，客戶也不能被獨家壟斷；其弊在于無論重點客戶是一人還是多人，企業(yè)必須有專人來負責(zé)接待工作，即便人數(shù)不多，也得頗費心機。其實，作為主辦者，很重要的一項工作就是接待客戶，并且有一個很龐大的接待班子。如果企業(yè)把接待的工作交給主辦者去做，則不會太過分心，也不用擔(dān)心接待的是否合適。
簽證申請和酒店預(yù)訂。在辦理簽證手續(xù)時，參展的企業(yè)必須及時提供申請人的詳細信息資料；酒店預(yù)訂也需要客人提前辦理。主辦方通常會推薦一些知名度高，位置較優(yōu)越的若干大酒店供客人來選擇。這些信息一般可以從主辦方的《參展手冊》中獲取。
主題報告會和技術(shù)交流會的選擇。主辦方為了提高展覽會的檔次，可能會在展覽舉辦期間舉辦一些高水平的學(xué)術(shù)會議和論壇。通常大企業(yè)關(guān)注主題報告會，如果多和主辦方溝通，就能了解哪些企業(yè)參加該活動，哪些人做什么樣的報告，以便選題不重復(fù)，演講時能吸引更多的客人，達到預(yù)期的效果。對于技術(shù)交流會而言，適應(yīng)的企業(yè)范圍更廣，更應(yīng)該和主辦主多溝通，了解相同或相近企業(yè)演講的題目，在選題時做到題目新穎，內(nèi)容詳實生動。
現(xiàn)場廣告投放。多數(shù)企業(yè)對展覽會現(xiàn)場的廣告投入不太重視，即使投放，目的性也不強。實際上，企業(yè)有很多現(xiàn)場的廣告機會，比如會刊、氣球、條幅、掛帶、胸牌、 導(dǎo)示牌、旗桿、參觀指南等等。這些方式無疑在現(xiàn)場能吸引很多專業(yè)人士的眼球，增強企業(yè)在他們心中的形象。
展覽安全。展覽會的安全問題是不容忽視的問題。主辦方盡量保證邀請專業(yè)人士參觀，不追求觀眾的數(shù)量，參展企業(yè)盡量注意加強內(nèi)部的防范工作，必要時責(zé)任到人，派專人負責(zé)。除此之外，應(yīng)盡量使用主辦方推薦的裝修、運輸代理。
展后總結(jié)。企業(yè)參加完一個活動后，一般要做個總結(jié)，對參加展覽會的效果進行評估。企業(yè)的參展人員可以依據(jù)自己的觀察體會和對觀眾的調(diào)查進行分析。內(nèi)容包括：展覽的成功之處、自身產(chǎn)品與展覽的適應(yīng)度、競爭對手的市場影響力等。此外，還應(yīng)檢查參展計劃執(zhí)行情況中，是否達到目標(biāo)，潛在客戶變化程度，有多少合同意向等。
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