會(huì)展項(xiàng)目控制的過程與類型
日期：2016-04-29 15:02:25 / 人氣：
江金波，理學(xué)博士，教授。教育部旅游管理類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)委員。華南理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易學(xué)院副院長(zhǎng)，旅游與酒店管理學(xué)院副院長(zhǎng)。兼任廣東省、廣州市等省市人民政府專家智囊、廣東省民俗文化研究會(huì)副會(huì)長(zhǎng)、廣東省城市管理研究會(huì)理事等職。主要研究方向?yàn)槁糜文康牡匕l(fā)展規(guī)劃、度假地開發(fā)與管理、會(huì)展旅游、文化景觀等。
一、會(huì)展項(xiàng)目控制的過程
會(huì)展項(xiàng)目的控制過程，是對(duì)會(huì)展項(xiàng)目全過程的整體調(diào)控過程，重點(diǎn)是與計(jì)劃執(zhí)行相配合，監(jiān)控計(jì)劃執(zhí)行的異動(dòng)并提出改善策略的過程。控制過程的目標(biāo)就是通過測(cè)量會(huì)展項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程，并將之與計(jì)劃進(jìn)程比較，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展問題，及時(shí)采取措施使得項(xiàng)目回到正常軌道的監(jiān)控過程。可見，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的有效控制，關(guān)鍵是定期及時(shí)測(cè)量會(huì)展項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程。會(huì)展項(xiàng)目控制的4個(gè)子過程如下。
1.確定固定的績(jī)效報(bào)告期
報(bào)告期的長(zhǎng)短依項(xiàng)目工期的長(zhǎng)短和項(xiàng)目的復(fù)雜程度決定。多以周或者月為報(bào)告期。每個(gè)報(bào)告期，需要收集的信息主要是實(shí)際績(jī)效和項(xiàng)目相關(guān)要素的變更信息，如人事變動(dòng)、進(jìn)度、預(yù)算、質(zhì)量甚至自然災(zāi)害等信息；
2.收集和公布績(jī)效報(bào)告
包括項(xiàng)目進(jìn)展現(xiàn)狀、數(shù)據(jù)測(cè)試、未來預(yù)測(cè)等；如會(huì)展客戶預(yù)訂數(shù)量、管理信息系統(tǒng)運(yùn)作數(shù)據(jù)測(cè)試、根據(jù)現(xiàn)有訂單，預(yù)測(cè)展覽項(xiàng)目的收益等。
3.將現(xiàn)實(shí)績(jī)效與計(jì)劃要求進(jìn)行比對(duì)
得出現(xiàn)實(shí)進(jìn)展與計(jì)劃進(jìn)度的差距，包括范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、成本等方面的差距；例如會(huì)展項(xiàng)目的預(yù)算是否超支？進(jìn)度是否滯后？等等。
4.采取措施調(diào)控項(xiàng)目
權(quán)衡項(xiàng)目的各種要素，采取有針對(duì)性的措施，防止項(xiàng)目進(jìn)一步偏離軌道，并朝預(yù)期目標(biāo)邁進(jìn)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，進(jìn)度、質(zhì)量和成本的權(quán)衡十分重要。因?yàn)?，控制虛高的成本，就意味著降低原材料的質(zhì)量，但也可能帶來會(huì)展項(xiàng)目質(zhì)量降低；控制（縮減）工期，可能需要投入更多的資源而虛高成本，或者縮減工作范圍，但這樣很可能無法滿足客戶的技術(shù)要求。
二、會(huì)展項(xiàng)目控制的類型
會(huì)展項(xiàng)目的控制是特殊的管理藝術(shù)，具有多種形式和類型，適合不同場(chǎng)所和不同項(xiàng)目使用，實(shí)際使用中，應(yīng)各取所長(zhǎng)，充分發(fā)揮它們的綜合調(diào)控作業(yè)。
1.按照其內(nèi)容：分為質(zhì)量控制、成本控制、進(jìn)度控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等
質(zhì)量控制是確保項(xiàng)目質(zhì)量目標(biāo)的有效控制；成本控制就是為實(shí)現(xiàn)成本目標(biāo)而實(shí)施的一系列控制；進(jìn)度控制則是為實(shí)現(xiàn)進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行的控制；風(fēng)險(xiǎn)（安全）控制則是最大限度降低會(huì)展項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的一系列控制。各個(gè)控制內(nèi)容之間存在對(duì)立統(tǒng)一的關(guān)系[1]。例如最佳風(fēng)險(xiǎn)控制可能帶給項(xiàng)目高質(zhì)量，但同時(shí)可能提高成本費(fèi)用。
2.按照其規(guī)范性：分為正規(guī)控制和非正規(guī)控制
常規(guī)控制是通過進(jìn)度匯報(bào)、進(jìn)度檢查或項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告進(jìn)行，是正規(guī)場(chǎng)合的集體性控制行為。一般利用項(xiàng)目班子建立的管理系統(tǒng)進(jìn)行，如會(huì)展管理信息系統(tǒng)、變更控制系統(tǒng)、工作核準(zhǔn)系統(tǒng)等。
非常規(guī)控制是通過項(xiàng)目經(jīng)理走動(dòng)到管理現(xiàn)場(chǎng)，與相關(guān)部門人員了解情況、交流信息而發(fā)現(xiàn)問題。進(jìn)而實(shí)施對(duì)項(xiàng)目的控制行為。對(duì)比常規(guī)控制的系統(tǒng)性、集體性、標(biāo)準(zhǔn)化，非常規(guī)控制則顯示其靈活性、速效性、專權(quán)化等特點(diǎn)。
3.按照控制方式：分為預(yù)防性控制和更正性控制
預(yù)防性控制就是防患于未然的控制措施，是通過深刻地理解會(huì)展項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)，預(yù)見可能發(fā)生問題，制定出相應(yīng)的措施，以預(yù)防項(xiàng)目出現(xiàn)偏差的事前管理模式，也稱為主動(dòng)控制。制定規(guī)章制度、工作程序、團(tuán)隊(duì)成員培訓(xùn)等都屬于預(yù)防性控制。
更正性控制是更為廣泛使用的控制管理模式，是指執(zhí)行會(huì)展項(xiàng)目過程中，通過發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而采取措施、糾正偏差的控制過程。誠(chéng)如前述，更正性控制往往借助信息反饋來實(shí)現(xiàn)，其關(guān)鍵是信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地送達(dá)到項(xiàng)目經(jīng)理或其他決策者手中。也稱為被動(dòng)控制。
4.按照控制的先后過程：分為預(yù)先控制、過程控制和事后控制
三者是會(huì)展項(xiàng)目全程控制的先后為繼的環(huán)節(jié)。預(yù)先控制是在會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)開始階段時(shí)進(jìn)行，通過同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的充分借鑒，規(guī)避不合理的項(xiàng)目開支，保證會(huì)展項(xiàng)目的投入滿足規(guī)定的要求。過程控制就是一般而言的常規(guī)控制，通過會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過的階段式檢查指導(dǎo)，獲取與計(jì)劃目標(biāo)的比對(duì)信息，而達(dá)到項(xiàng)目的控制目標(biāo)，一般在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行。但由于會(huì)展項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)分散，時(shí)間長(zhǎng)、空間大，如何做到時(shí)空的優(yōu)化調(diào)控，是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理智慧的極大考驗(yàn)。事后控制在會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)階段結(jié)束或臨近結(jié)束時(shí)進(jìn)行。事后控制，往往無法彌補(bǔ)項(xiàng)目偏差帶來的損失，于事無補(bǔ)，因此，會(huì)展項(xiàng)目控制一般不宜采取事后控制。
5.按照控制的指向：分為直接控制和間接控制
項(xiàng)目經(jīng)理直接對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行的“一竿子”控制屬于直接控制，相反為間接控制。直接控制著眼于產(chǎn)生偏差的根源，而間接控制則著眼于偏差本身。間接控制不直接對(duì)會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)而是對(duì)項(xiàng)目班子成員進(jìn)行控制，具體的會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)由項(xiàng)目班子成員去控制。在實(shí)踐中，應(yīng)該根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目的不同階段、偏差程度及性質(zhì)等決定采取直接控制還是間接控制。會(huì)展項(xiàng)目的執(zhí)行前期、偏差較小或者偏差不至于影響全局時(shí)，一般需要采取間接控制，相反采取直接控制。
[1]張家春.項(xiàng)目計(jì)劃與控制[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2010:13.
（文章來源：會(huì)展學(xué)研究 作者：江金波）
《會(huì)展項(xiàng)目管理：理論、方法與實(shí)踐》簡(jiǎn)介
本書以現(xiàn)代項(xiàng)目管理原理為指導(dǎo)，重點(diǎn)介紹會(huì)展項(xiàng)目基本知識(shí)、理論與方法，突出我國(guó)會(huì)展項(xiàng)目管理的焦點(diǎn)與熱點(diǎn)問題。深入闡釋會(huì)展項(xiàng)目的識(shí)別和啟動(dòng)、組織管理、計(jì)劃、實(shí)施與控制、籌資與成本管理、溝通與沖突管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、管理創(chuàng)新、風(fēng)險(xiǎn)管理以及評(píng)估等。本書摒棄了傳統(tǒng)會(huì)展項(xiàng)目教材對(duì)于一般項(xiàng)目管理的知識(shí)與理論的簡(jiǎn)單嫁接做法，凸顯會(huì)展產(chǎn)業(yè)的特性及其項(xiàng)目管理的個(gè)性，理論性系統(tǒng)性強(qiáng)、會(huì)展色彩突出，強(qiáng)調(diào)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目自身規(guī)律的把握，通過150余幀圖表以及大量的數(shù)據(jù)和豐富案例，充分吸納最新研究成果和最新素材，博采眾長(zhǎng)，強(qiáng)化項(xiàng)目及其管理在會(huì)展產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要性認(rèn)識(shí)，立體展示會(huì)展項(xiàng)目管理過程及其涵蓋的知識(shí)領(lǐng)域，使讀者全面掌握會(huì)展項(xiàng)目管理基本理論與方法，培養(yǎng)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目管理有效控制和科學(xué)評(píng)估等能力。
本書立足中國(guó)會(huì)展業(yè)的現(xiàn)實(shí)，并借鑒西方現(xiàn)代化項(xiàng)目管理的理論體系，既具有國(guó)際視野，又吻合我國(guó)會(huì)展行業(yè)實(shí)際的需要，以期指導(dǎo)我國(guó)會(huì)展項(xiàng)目的科學(xué)發(fā)展及其管理實(shí)踐。適合本科會(huì)展經(jīng)濟(jì)與管理專業(yè)、旅游管理專業(yè)等的教學(xué)需要，同時(shí)兼顧會(huì)展行業(yè)與旅游行業(yè)培訓(xùn)的實(shí)際需要以及作為會(huì)展行業(yè)管理、會(huì)展公司項(xiàng)目發(fā)展的實(shí)用案頭參考書。
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